Talkmaster-Voicebox - persönlicher Anrufbeantworter, Sprachbox und Faxbox für jeden Mitarbeiter.

Sprachbox und Faxbox für jeden Mitarbeiter

Die Talkmaster-Voicebox ist als Zubehör oder Zusatz zu Telefonanlagen einsetzbar. Sie stellt beliebig viele Sprachboxen, auch Voicemailboxen genannt, und Faxboxen für Nebenstellenteilnehmer an Telefonanlagen bereit. Andere Begriffe für diese Art von Software sind "Sprachspeicher" oder "Sprachspeichersystem".
Die Talkmaster-Voicebox passt zu Anlagen aller Hersteller, wenn sie über einen oder mehrere interne ISDN- oder SIP-Anschlüsse verfügen, z. B. Aastra/Mitel, Agfeo, Alcatel, Auerswald, Avaya/Tenovis, Deutsche Telekom, Bintec, Unify. Sie ist ohne Konfigurationsaufwand sofort einsatzbereit, wenn die Telefonanlage die umgeleitete Rufnummer überträgt. Im ISDN heißt die Funktion "Redirecting Number", im VoIP "History Info". Falls die Telefonanlage die umgeleitete Rufnummer nicht übermittelt, trägt der Anwender vor Inbetriebnahme der Software in einer Tabelle Internrufnummern und zugehörige Voiceboxnummern ein.

Die wichtigsten Funktionen

Anrufbeantworter für Nebenstellen an Telefonanlagen
Faxempfang für Nebenstellen an Telefonanlagen
Persönliche Sprachbox/Faxbox des Mitarbeiters
2 bis 32 Anrufe gleichzeitig
Anhören der Sprachnachrichten am PC
Betrachten der Faxnachrichten am PC
E-Mail-Versand der Nachrichten
Telefonische Benachrichtigung
Telefonische Fernabfrage
Verbinden mit dem Anrufer
In der Fernabfrage bis zu 8 Ansagen verwalten

Talkmaster-Voicebox: Anrufbeantworter für jeden Mitarbeiter.

Die Talkmaster-Voicebox ist der individuelle Anrufbeantworter des Mitarbeiters. Der Kunde kauft nur eine einzige Lizenz und erhält beliebig viele Sprach- und Faxboxen. Die Mitarbeiter können Begrüßungsansagen selbst aufsprechen, oder sie verwenden die Standard-Ansagen. Jeder Inhaber einer Voicemailbox kann sie entweder auf den Nur-Ansage-Betrieb oder auf Nachrichtenaufzeichnung einstellen.

Herausragend: Die Software ist sofort nach der Installation auf Windows-Computer betriebsbereit, wenn die Telefonanlage "Redirecting Number" (im ISDN) oder "History Info" (am VoIP-Anschluss) überträgt. Der Computer muss mit einem ISDN-Adapter oder SIP-Adapter ausgestattet sein. Schon den ersten innerhalb der Tk-Anlage umgeleiteten Anruf begrüßt die Talkmaster-Voicebox automatisch unter Nennung der angerufenen Nebenstellenrufnummer. Alle Ansagen gibt sie in natürlicher Aussprache und Satzmelodie wieder.

Falls die Telefonanlage die o. a. Zusatzinformationen nicht überträgt, ist ein geringer Konfigurationsaufwand notwendig, bevor die Software in Betrieb genommen werden kann.

Sprachnachrichten speichert das Programm im WAV-Format auf der Festplatte. Der Inhaber kann sie am Telefon oder am Netzwerk-Computer anhören und verwalten. Zum Abspielen der Sprachnachrichten am Computer dient ein spezielles Client-Programm (in der Standard-Ausgabe) oder der Internet-Browser (in der Professional-Ausgabe). Faxnachrichten speichert das Programm als PDF-Dateien. Der Anwender betrachtet sie am PC mittels eines PDF-Readers. Nachrichten sendet das Programm wahlweise automatisch als an pro Mitarbeiter einstellbare Adressen. Sprachnachrichten sendet es als als WAV- oder als MP3-Dateien.

Wahlweise informiert die Talkmaster-Voicebox den Inhaber auch über entgangene Anrufe, sowohl am Bildschirm als auch telefonisch. In der Fernabfrage sagt die Talkmaster-Voicebox zu jedem Anruf Datum und Uhrzeit sowie die Anrufer-Rufnummer in natürlicher Sprechweise an. Rückruf zum Anrufer ist per Mausklick in der Anrufliste und in der Fernabfrage möglich.

Durch die Funktion "Direktanruf" kann die Talkmaster-Voicebox als "Diktiergerät im Telefon-Netz" eingesetzt werden. Die Aufnahmedauer kann auf bis zu 9999 Sekunden (= 2 Stunden und 46 Minuten) eingestellt werden, um lange Diktate zu ermöglichen.

Der Computer kann je nach Leistungsfähigkeit des eingebauten ISDN-Adapters bis zu 32 Anrufe gleichzeitig bedienen. Geeignete ISDN-Adapter können zusammen mit der Talkmaster-Voicebox gekauft werden. Für VoIP-Anschlüsse gibt es stattdessen die Software "SIP-Adapter".
Schon die preiswerte 2-Kanal-Version kann beliebig viele Nachrichten speichern, nur begrenzt durch die Größe des PC-Festplattenspeichers. Das Bild oben zeigt 78 Voiceboxen an einer Unify-Telefonanlage mit vierstelligen Nebenstellenrufnummern und 349 gespeicherten Nachrichten.

Am Server gibt ein Übersichtsbild mit Durchschnittswerten und Maximalwerten Aufschluss über die Auslastung des Systems. Der Administrator kann einzelne Voiceboxen bearbeiten oder löschen, z. B. bei Ausscheiden eines Mitarbeiters.

Am Arbeitsplatz-Computer des Mitarbeiters steht eine Anrufliste zur Verfügung, die auf die eigene Voicebox beschränkt ist. Der Zugriff ist über ein Kennwort geschützt. Die Liste gestattet das Sortieren, Weiterleiten und Löschen. Wenn der Arbeitsplatz-PC über eine Klangwiedergabe verfügt, kann der Mitarbeiter Sprachnachrichten am PC anhören.

Besondere Funktionen:

Es dauert nur wenige Minuten und erfordert kaum Fachkenntnisse, die Talkmaster-Voicebox in Betrieb zu nehmen. Technische Voraussetzungen sind:

Computer mit Microsoft Windows ab Windows 7

ISDN-Karte, die an einen internen Anschluss der Telefonanlage angeschlossen ist, oder SIP-Adapter mit interner VoIP-Anbindung. Statt einer eingesteckten ISDN-Karte kann ein USB-Adapter oder "CAPI im LAN" verwendet werden, z. B. bereitgestellt durch das Media-Gateway "bintec RT1202". USB-Adapter oder "CAPI im LAN" sind insbesondere dann hilfreich, wenn die Software auf einem virtuellen Rechner läuft.

Die Talkmaster-Voicebox ist wegen der mitgelieferten Ansagen und wegen der automatischen Erzeugung von Voiceboxen sofort nach der Installation betriebsbereit und reagiert auf alle Rufnummern, die an dem internen Anschluss definiert sind.

Stand vom 28.02.2023