FAQ Talkmaster-Zentrale, Fragen und Antworten, Informationen

Im 1-Kanalbetrieb läßt sich die Talkmaster-Zentrale unter Windows 2000 schon mit einer 500-MHz-CPU und 512 MB Hauptspeicher betreiben. Generell gilt: Je schneller CPU und Festplattenzugriffe sind, desto unterbrechungsfreier werden die Ansagen abgespielt. Beachten Sie bitte auch, daß Windows um so mehr Hauptspeicher benötigt, je neuer die Version ist. Wenn es sich um einen langsamen PC handelt, soll er ausschließlich für die Talkmaster-Zentrale verwendet werden. Insbesondere sollten Sie keine Bildschirmoperationen durchführen, während ein Anruf aktiv ist, denn Fenster-Aktionen haben in Windows Vorrang.
Das Betriebssystem soll mindestens Windows 2000 sein.
Zum Anschluß an das Telefonnetz benötigen Sie eine oder mehrere ISDN-Karten oder USB-ISDN-Adapter mit CAPI 2.0 und Tonwahlunterstützung (für den 2-Kanalbetrieb z. B. eine Fritz!card von AVM. Bitte beachten Sie, daß passive ISDN-Karten wie die FRITZ!card nicht zu mehreren in einem einzigen PC verwendet werden können. Stattdessen muß entweder eine Mehrkanalkarte oder eine Kombination von aktiven ISDN-Karten vorhanden sein.
Um die Ansagen zur Probe anzuhören oder um aufgesprochene Nachrichten anzuhören, ist außerdem eine Onboard-Soundfunktion oder eine Soundkarte nötig. Nachrichten können Sie stattdessen über Telefon oder mittels des Talkmaster-Viewers an jedem Netzwerk-PC anhören.

2. Welche Voraussetzungen muß meine Tk-Anlage erfüllen, damit ich die Talkmaster-Zentrale betreiben kann?

3. Kann ich den Talkmaster-Zentrale-Server-PC mit einem Anruf aus dem Standby-Modus herausholen?

4. Kann ich die Talkmaster-Zentrale an meiner Tk-Anlage "Alcatel 4400" betreiben?

5. Meine ISDN-Anlage Auerswald COMpact 4410 USB besitzt einen integrierten ISDN-Adapter. Kann ich die Talkmaster-Zentrale darauf laufen lassen?

6. Ich besitze die Telefonanlage Auerswald COMmander Basic mit mehreren ISDN-Steckmodulen. Welche Ausstattung brauche ich, damit die Talkmaster-Zentrale vier Anrufe gleichzeitig bedienen kann?

Vorausgesetzt, die Talkmaster-Zentrale soll Anrufe vermitteln und nicht etwa nur als Informationssystem dienen, sollten Sie für jeden Anruf einen eigenen internen ISDN-Anschluß bereitstellen, sofern Ihnen daran liegt, keinen Anrufer längt warten zu lassen. Denn wenn die Anlage zwei Anrufe auf demselben internen ISDN-Anschluß annähernd gleichzeitig vermitteln soll, meldet sie im D-Kanal "no circuit available". Nun haben Sie ja leider keinen Einfluß darauf, wann Anrufe eintreffen. Um sicherzugehen, sollten Sie daher eine 8-Kanal-ISDN-Karte einsetzen und 4 interne Anschlüsse bereitstellen. Die 4-Kanal-Version der Talkmaster-Zentrale reicht aus. Sie zeigt Ihnen in den allgemeinen Einstellungen auf der Reiterkarte "ISDN" 4 Controller und 8 B-Kanäle an. Sie sollten ISDN-Anschluß nur einen B-Kanal aktivieren.

Eine Ausweichmöglichkeit bietet auf der Reiterkarte "ISDN" die Option "Gleichzeitige Vermittlungen pro Controller vermeiden". Sie bewirkt, daß der Anruf auf dem benachbarten B-Kanal so lange wartet, bis der erste Vermittlungsvorgang beendet ist. Dann reichen zwei interne ISDN-Anschlüsse aus.

Fazit: Es gibt nichts geschenkt. Die Telefonanlage kostet vergleichsweise wenig, aber dafür brauchen Sie für optimale Performance die doppelte Anzahl von B-Kanälen.

Sollten Sie in der Auerswald COMmander Basic für die Rufnummern der Talkmaster-Zentrale eine interne Gruppe eingerichtet haben, verwenden Sie das Klingelschema "Alle - Split Group". Sie stellen es im Web-Interface unter "COMset, Interne Gruppen, Eigenschaften, Konfigurieren der gewünschten Gruppe, Erreichbarkeit, Klingelschema" ein. Ist dagegen "Alle" eingestellt, wird ein zweiter Anruf nicht angenommen, wenn der erste Anruf noch wartet (gelbes LED-Symbol im Statusfenster).

7. Ich möchte in meiner Arztpraxis eine spezielle Rufnummer verwenden, um die Rezeptwünsche meiner Patienten automatisch aufzeichnen zu lassen. Ist das mit der Talkmaster-Zentrale möglich?

8. Ich möchte für verschiedene Abteilungen individuelle Begrüßungen und das Vermitteln an unterschiedliche Rufnummern einrichten. Ist das mit der Talkmaster-Zentrale möglich?

Ja, denn die Talkmaster-Zentrale kann in der Standard-Ausgabe auf bis zu 3, in der Premium-Ausgabe auf bis zu 30 Rufnummern unterschiedlich konfiguriert werden.
In der Telefonanlage sind die Methoden der Realisierung je nach Hersteller und Modell unterschiedlich. Hier ein Beispiel für das Zusammenwirken von Telefonanlage und Talkmaster-Zentrale: Die Abteilung A habe die Durchwahltelefonnummern 21 und 22, Abteilung B die Telefonnummern 31 und 32. Den Anrufern geben Sie bekannt, daß die Abteilung A unter Durchwahl 20, die Abteilung B unter Durchwahl 30 erreichbar ist. 20 und 30 definieren Sie in der Telefonanlage als Rufnummern am internen ISDN-Anschluß.
In Set 01 der Talkmaster-Zentrale stellen Sie als eigene Rufnummer die 20, in Set 02 die 30 ein. In Set 01 verwenden Sie eine Abfolge, die den Anrufer im Namen der Abteilung A begrüßt und ihn danach an die Nebenstellen 21 oder 22 vermittelt. In Set 02 richten Sie ein, daß der Anrufer im Namen der Abteilung B begrüßt und an die Nebenstellen 31 oder 32 vermittelt wird.
Die ankommenden Anrufe verteilen sich bis zum Erreichen der maximalen Kanalzahl automatisch auf die Sets. In der 2-Kanal-Version der Talkmaster-Zentrale können zum Beispiel gleichzeitig je ein Anruf auf Set 01 und ein Anruf auf Set 02 aktiv sein oder zwei auf Set 01 oder zwei auf Set 02.

9. Was geschieht, wenn an dem Telefon niemand abnimmt, zu dem die Talkmaster-Zentrale den Anruf durchgestellt hat?

Das bestimmen Sie selbst, und zwar während der Konfiguration der Talkmaster-Zentrale. Sie legen zum einen die Anzahl von Sekunden fest, welche die Talkmaster-Zentrale auf das Abnehmen wartet. Zum anderen bestimmen Sie, was danach geschehen soll. Zum Beispiel versucht die Talkmaster-Zentrale es stillschweigend auf einer anderen Rufnummer. Oder meldet sich erneut beim Anrufer und bittet ihn um Geduld. Sie wählt im weiteren Ablauf zum Beispiel erneut dieselben Rufnummern an, weil es sein kann, daß inzwischen jemand aufgelegt hat, oder sie vermittelt zu Ausweich-Rufnummern, oder sie bietet dem Anrufer an, eine Nachricht zu hinterlassen.

10. In meiner Abfolge sind zwei Vermittlungsvorgänge an hausinterne Arbeitsplätze eingeplant. Wenn dort nicht abgenommen wird, soll der Anrufer mit einem Mobiltelefon verbunden werden. Das Mobiltelefon klingelt auch, aber sobald man dort die grüne Taste drückt, beginnt der Anruf-Vorgang von vorne, d. h. es klingelt an den hausinternen Arbeitsplätzen.

Die abf-Datei, die Sie uns gesendet haben, zeigt in den Vermittlungseigenschaften in der Zeile "Warten auf Annahme" eine Zeit von 12 Sekunden. Das ist für das Mobilfunknetz zu kurz, denn der Rufaufbau dauert länger als im Festnetz. Es kommt sogar vor, daß ein Mobiltelefon erst 30 Sekunden nach Anruf-Beginn zum ersten Mal klingelt. In Ihrem Fall reichen die 12 Sekunden gerade für ein erstes Klingeln aus, aber wenn der mobile Mitarbeiter den Anruf annehmen möchte, hat die Talkmaster-Zentrale den Versuch schon aufgegeben.

Der Grund dafür, daß die internen Nebenstellen erneut klingeln, liegt darin, daß Sie die Abfolge innerhalb des Hauptmenüs verwenden. Ein Hauptmenü wird sieben Mal wiederholt, sofern der Anrufer keine Tonwahltaste drückt.

Abhilfe: Stellen Sie in den Vermittlungseigenschaften eine große Wartezeit ein, z. B. 90 oder 120 Sekunden.

11. In meiner Firma vermittelt die Talkmaster-Zentrale abends an das Mobiltelefon des Notdienstmitarbeiters. Falls der Mitarbeiter ausnahmsweise den Anruf nicht annehmen kann, soll der Anrufer auf seine Mobifunk-Mailbox sprechen. Manchmal springt aber die Mailbox nicht an. Woran liegt es?

Vermutlich haben Sie in der Talkmaster-Zentrale in den Vermittlungseigenschaften in der Zeile "Warten auf Annahme" eine zu kurze Zeit eingestellt. Denn es können mehr als 30 Sekunden vergehen, bis das Mobiltelefon zum ersten Mal klingelt. Hinzu kommt die Zeit, die der Mitarbeiter eingestellt hat, bis die Mailbox anspringt. Verwenden Sie daher für "Warten auf Annahme" eine große Dauer, z. B. 90 oder 120 Sekunden.

Mögliche Alternativen sind die folgenden:

Sie verwenden das "Auflegen nach Vermittlung vor Abnehmen", indem Sie in der Abfolge nach dem Element "Vermittlung" keine Ansage, sondern lediglich das Element "Auflegen" verwenden. Dann klingelt es am Mobiltelefonanschluß so lange, bis der Anrufer auflegt.
Oder Sie verwenden eine kürzere Zeit für "Warten auf Annahme", damit die Mobilfunk-Mailbox nicht anspringt. Stattdessen plazieren Sie in der Abfolge nach der Vermittlung eine Nachrichtenaufzeichnung. Die Talkmaster-Zentrale übermittelt dem Notdienstmitarbeiter die Nachricht per E-Mail, oder sie informiert ihn durch SMS, damit er die Nachricht mittels Fernabfrage anhört.

12. Weil die Mitarbeiter manchmal sehr beschäftigt sind und meine Anrufer bereit sind, eine Wartezeit hinzunehmen, habe ich in einem Vermittlungsvorgang als Zeit für das "Warten auf Annahme" 300 Sekunden eingestellt, also 5 Minuten. Das Programm bricht aber den Vorgang schon nach einer Minute ab. Liegt ein Fehler vor?

Nein, die Wartezeit funktioniert zuverlässig. Sie wird im Abfolgen-Editor in den Eigenschaften des Vermittlungsversuchs festgelegt, siehe Bild:

Wahrscheinlich liegt das vorzeitige Ende daran, daß die Telefonanlage nach einer Minute den Vermittlungsversuch beendet. Wenn Sie Zugang zur Konfigurationssoftware haben, können Sie dort vermutlich die Zeit einstellen, z. B. unter dem Begriff "Abwurf". Auf jeden Fall können Sie das Verhalten der Telefonanlage testen, indem Sie die Nebenstelle von einem Telefon aus anrufen. Wenn es nach einer Minute dort nicht mehr klingelt, liegt es an einer Einstellung der Telefonanlage.

Falls Sie die Dauer in der Telefonanlage nicht ändern können, so bietet die Talkmaster-Zentrale Abhilfe: Stellen Sie in den o. a. Eigenschaften die Wartezeit auf weniger als den Grenzwert der Telefonanlage ein. Planen Sie in der Abfolge nach dem Vermitteln eine Ansage ein, z. B. "Bitte haben Sie weiterhin Geduld.", danach einen erneuten Vermittlungsversuch. Sie können beliebig viele solcher Wiederholungen festlegen.

13. Ich habe folgende Anforderungen: Ein ankommender Anruf wird angenommen, und der Anrufer hört eine Ansage, die Ihm verschiedene Auswahlmöglichkeiten anbietet. Je nach Wahl des Anrufers verbindet die Software an ca. 10 verschiedene externe Nummern. Sie erkennt, welche der Nummern belegt ist, und vermittelt an die nächste Nummer. Ist das im Funktionsumfang enthalten?

14. Ich besitze eine ISDN-Karte für 4 B-Kanäle bzw. 2 ISDN-Anschlüsse. Die Karte ist mit zwei internen ISDN-Bussen meiner Telefonanlage verbunden. Ich möchte auf einem Anschluß den Talkmaster-Anrufbeantworter, auf dem anderen die Talkmaster-Zentrale laufen lassen. Ist das möglich?

Ja, und es ist nicht einmal teuer, denn sie brauchen jeweils nur die 2-Kanal-Version der Software zu kaufen. Auf der Reiterkarte "ISDN" in den "allgemeinen Einstellungen" der Talkmaster-Zentrale aktivieren Sie die beiden B-Kanäle, die zum passenden Anschluß gehören, also entweder die B-Kanäle 1 und 2 oder die B-Kanäle 3 und 4.
Es ist sogar ein Mischbetrieb möglich, bei dem jedes der beiden Programme Anrufe auf beiden ISDN-Anschlüssen annimmt, aber nie mehr als zwei gleichzeitig. Wenn Sie das wünschen, aktivieren Sie in beiden Programmen auf der Reiterkarte "ISDN" alle 4 B-Kanäle.

15. Ich möchte die Talkmaster-Zentrale auf einem virtuellen PC unter VMWare einsetzen. Dort ist aber kein Zugriff auf die PCI-ISDN-Karte möglich. Kann ich stattdessen "ISDN im LAN", also ein Netzwerk-CAPI benutzen?

16. Ist es möglich, die Ansagen, Abfolgen und Betriebsarten auf einem anderen PC - ohne ISDN-Anschluß - vorzubereiten, um in Ruhe die Ansagen anzuhören und die passenden Ansagen miteinander zu kombinieren?

17. Ich verwende die Standard-Ausgabe der Talkmaster-Zentrale. Anrufer aus Deutschland rufen auf einer bestimmten Rufnummer meines ISDN-Anschlusses an, ausländische Anrufer auf einer anderen. In der Talkmaster-Zentrale bedient das Set 01 die deutschen Anrufer, das Set 02 die ausländischen Anrufer. Nun möchte ich erreichen, daß Anrufe in Set 02, die nicht aus dem Ausland stammen, d. h. deren Rufnummer nicht mit "00" beginnt, in Set 02 abgewiesen werden. Sie sollen eine Ansage hören und anschließend getrennt werden. Anrufer aus dem Ausland dagegen sollen innerhalb der Bürozeiten angenommen und durchgestellt werden, außerhalb der Bürozeiten sollen sie Nachrichten hinterlassen können. Ist das möglich?

Ja, und zwar unter Verwendung des Wochenplans und des Verzeichnisses "Herkunft". So geht es:

Bereiten Sie die Abfolgen vor, die für die verschiedenen Zwecke benötigt werden. Die Abfolgen dürfen beliebige Namen tragen - die folgenden Namen sind nur Beispiele. Im Verzeichnis "Abfolgen" speichern Sie die folgenden Dateien:
- "Innerhalb Inland.abf". Die Abfolge ist zur Verwendung in Set 01 innerhalb der Bürozeiten für Anrufe aus dem Inland bestimmt und vermittelt die Anrufer an die Mitarbeiter.
- "Ausserhalb Inland.abf". Die Abfolge ist zur Verwendung in Set 01 außerhalb der Bürozeiten für Anrufe aus dem Inland bestimmt und spielt eine Ansage ab, in der die Bürozeiten genannt werden.
- "Innerhalb Ausland.abf". Die Abfolge ist zur Verwendung in Set 02 innerhalb der Bürozeiten für Anrufe aus dem Inland bestimmt und spielt eine Ansage ab, in der die anzurufende Rufnummer sowie die Bürozeiten genannt werden.
- "Ausserhalb Ausland.abf". Die Abfolge ist inhaltlich mit "Innerhalb Ausland.abf" identisch.
Im Verzeichnis "Herkunft" legen Sie das Unterverzeichnis "00" an und speichern dort die folgenden Abfolgen:
- "Ausserhalb Ausland.abf". Die Abfolge ist zur Verwendung in Set 02 außerhalb der Bürozeiten für Anrufe bestimmt, deren Herkunftsrufnummer mit "00" beginnt. Sie spielt eine Ansage ab, in der die Bürozeiten genannt werden.
- "Innerhalb Ausland.abf". Die Abfolge ist zur Verwendung in Set 02 innerhalb der Bürozeiten für Anrufe bestimmt, deren Herkunftsrufnummer mit "00" beginnt. Sie vermittelt die Anrufer an die Mitarbeiter. Darin besteht der entscheidende Unterschied zur gleichnamigen Abfolge, die Sie im Verzeichnis "Abfolgen" gespeichert haben.
Ordnen Sie im Wochenplan von Set 01 zwei Farben die Abfolgen "Innerhalb Inland.abf" und "Ausserhalb Inland.abf" zu.
Ordnen Sie im Wochenplan von Set 02 zwei Farben die Abfolgen "Innerhalb Ausland.abf" und "Ausserhalb Ausland.abf" zu.

Wenn nun auf Set 02 ein Anruf aus dem Ausland eintrifft, stellt die Talkmaster-Zentrale zunächst anhand des Wochenplans fest, wie die zu verwendende Abfolge heißt. Dann sucht sie im Verzeichnis "Herkunft" nach einem Unterverzeichnis, dessen Name der Herkunftsrufnummer gleicht oder die ersten Ziffern der Herkunftsrufnummer enthält. Sie wird bei der Ziffernfolge "00" fündig. Daher verwendet sie je nach Wochentag und Tageszeit eine der Abfolgen, die im Verzeichnis "00" gespeichert sind.

Falls Sie den Feiertagsplan verwenden, müssen Sie auch für die dort einplanten Abfolgen gleichnamige im Unterverzeichnis "00" anlegen.

Eine vollständige Beschreibung finden Sie in der Hilfedatei unter dem Stichwort "Rangfolge in der Anrufbehandlung".

18. Ich verwende die Talkmaster-Zentrale an einer Anlage "T-Concept XI 721". Nun plane ich, daß die Anrufe auf ein Headset Plantronics CS 60 durchgestellt werden, das ich an das Systemtelefon PX 722 anschließen möchte. Was muß ich beachten?

Die Kombination des Headsets mit dem PX 722 ist zwar lästig, weil man für optimalen Komfort ein mechanisches Zusatzteil, den "Lifter" installieren muß. Aber es funktioniert.
Verbinden Sie den Telefonanschluß der DECT-Basisstation des Headsets mit dem Höreranschluß am Telefon. Das Hörerspiralkabel stecken Sie in die Buchse an der DECT-Basisstation. Den Lifter kleben Sie auf dem Telefon unter dem Hörer fest und verbinden ihn mit der DECT-Basisstation des Headsets. In der Konfigurationssoftware der Telefonanlage stellen Sie für das Systemtelefon "Headset" auf "Ein", siehe Bild unten. Ein ankommender Anruf wird dann durch wiederholte drei kurze Pieptöne im Hörer des Hör-/Sprechgeräts signalisiert. Daraufhin drücken Sie die kleine Taste am Sprechgerät, der Lifter hebt den Hörer hoch, und die Verbindung ist hergestellt.

Lästig ist, daß kurz danach die drei Töne weiterhin zu hören sind, bis das Gerät schließlich merkt, daß es verbunden ist. Auch dürfen Sie nicht vergessen, am Ende des Gesprächs erneut die kleine Taste am Sprechgerät zu drücken, damit der Lifter den Hörer auflegt und das Telefon für den nächsten Anruf bereit ist.
Eine andere Methode ist, die DECT-Basisstation an die Headset-Buchse des Telefons anzuschließen. Dann wird allerdings der ankommende Anruf nicht am Hör-/Sprechgerät signalisiert. Sie können zwar eine Funktionstaste so programmieren, daß sie die automatische Anrufannahme einschaltet. Mit eingeschalteter automatischer Anrufannahme wird der Anruf automatisch auf das Headset gelegt, aber der Anrufer hört zunächst Stille. Die Sprechverbindung zwischen Basis und Hör-/Sprechgerät wird erst hergestellt, wenn Sie zusätzlich die kleine Taste am Hör-/Sprechgerät drücken. Beenden können sie die Verbindung nur, indem Sie eine weitere Funktionstaste drücken, auf die Sie die Funktion "Headset" gelegt haben.

19. Weil der Plattenplatz auf meinem PC knapp ist, habe ich die WAV-Dateien auf einen anderen PC im Netzwerk verlagert. Das funktioniert, aber mitunter tritt zwischen den Ansagen ein Knacken auf. Woran liegt das?

20. Wenn wir an unserer Telefonanlage die Rufumleitung nutzen, wird die Telefonnummer des Anrufers auf das Zieltelefon übertragen und dort angezeigt. Leider ist dies nicht so, wenn die Talkmaster-Zentrale umleitet. Dann steht dort nur "unbekannte Rufnummer". Ist das eine Einstellungsfrage?

Die Talkmaster-Zentrale leitet nicht um, sondern vermittelt. Wenn sie eine ISDN-Nebenstelle anruft, überträgt die Telefonanlage im D-Kanal die Rufnummer, unter der die Talkmaster-Zentrale der Telefonanlage bekannt ist. Es handelt sich um eine Funktion der Telefonanlage, die die Talkmaster-Zentrale nicht beeinflussen kann. Sobald die Talkmaster-Zentrale aber das Gespräch mittels ECT-E übergeben hat, überträgt die Telefonanlage im D-Kanal die Rufnummer des Anrufers an die ISDN-Nebenstelle. Das Telefon zeigt sie im Display an.
Falls die angerufene Nebenstelle eine analoge ist, ist es Aufgabe der Telefonanlage, die Rufnummer mittels CLIP (16-KHz-Signal) an das Endgerät zu übertragen.
Wenn Sie vorher wissen möchten, von welcher Amtrufnummer ein Anruf kommt, so gibt es Abhilfe: Installieren Sie auf dem ISDN-PC und auf jedem Netzwerk-Client den Talkmaster-Anrufmonitor, dessen Vollversion jeder gekauften Talkmaster-Software beiliegt. Oder verwenden Sie in Verbindung mit der Premium-Ausgabe der Talkmaster-Zentrale das Anruffenster des Client-Programms.

21. Manche Kunden rufen meine Mitarbeiter auf ihren Durchwahlnummern an. Wenn nun ein Mitarbeiter nicht im Büro ist, geht der Anruf ins Leere. Kann die Talkmaster-Zentrale ihn auffangen?

Ja, indem der Mitarbeiter eine Anrufumleitung (in manchen Telefonanlagen Weiterschaltung genannt) auf die Internrufnummer der Talkmaster-Zentrale einrichtet. Das ist sowohl mit der Standard- als auch mit der Premium-Ausgabe möglich. Die Talkmaster-Zentrale kann sogar den Anrufer im Namen des Mitarbeiters begrüßen, sofern die Telefonanlage im D-Kanal die umgeleitete Rufnummer überträgt (funktioniert z. B. an Agfeo, Auerswald COMmander Basic.2, Avaya, Detewe, Euracom, Siemens Hipath).

Sie erzeugen zu dem Zweck im Unterverzeichnis "Umleitung" ein Verzeichnis, das genau wie die umgeleitete Rufnummer heißt. Dort speichern Sie Betriebsarten oder Abfolgen, die genauso heißen wie diejenigen, die laut Wochenplan oder Feiertagsplan gelten. Das obige Bild zeigt ein Verzeichnis mit Betriebsarten für Tag, Nacht, Wochenende und Feiertag. Die Tag-Betriebsart enthält zum Beispiel die Ansage "Guten Tag. Sie haben die Durchwahl von Frau Meier gewählt. Frau Meier ist leider nicht am Platz. Wenn Sie ihr eine Nachricht hinterlassen möchten, drücken Sie bitte die 1. Andernfalls verbinden wir Sie mit der Zentrale."
Wenn der Anrufer eine Nachricht hinterläßt, sendet die Talkmaster-Zentrale sie mittels "Schema-Benachrichtigung" als MP3-Datei an das E-Mail-Postfach von Frau Meier.

22. Manche Kunden rufen meine Mitarbeiter auf ihren Durchwahlnummern an. Aus organisatorischen Gründen sollen aber zukünftig alle Anrufer die 0 wählen, damit die Talkmaster-Zentrale die Anrufe verteilt. Wie bringe ich das den Kunden bei?

Die Talkmaster-Zentrale unterstützt Sie, vorausgesetzt, Ihre Telefonanlage überträgt im D-Kanal die umgeleitete Rufnummer. Es funktioniert z. B. an Anlagen von Agfeo, Auerswald COMmander Basic.2, Avaya, Detewe, Euracom, Siemens Hipath. So geht's:

Sie geben den Telefonen der Mitarbeiter neue Durchwahlnummern.
Sie richten in der Telefonanlage zu jeder alten Durchwahlnummer eine Umleitung auf die Rufnummer der Talkmaster-Zentrale ein.
Sie erzeugen auf dem PC der Talkmaster-Zentrale im Verzeichnis "Umleitung" Verzeichnisse, die genauso heißen wie die umgeleiteten Durchwahlnummern.
In den Unterverzeichnissen speichern Sie Betriebsarten oder Abfolgen, die genauso heißen wie diejenigen, die laut Wochenplan oder Feiertagsplan gelten. Die Tag-Abfolge enthält zum Beispiel die Ansage "Guten Tag. Sie haben die Durchwahl 501 gewählt. Die Nummer hat sich geändert. Bitte wählen Sie zukünftig 04321-9990. Ich wiederhole: 04321-9990. Wir verbinden Sie jetzt mit dem nächsten freien Annahmeplatz."
Danach plazieren Sie in der Abfolge das übliche Vermitteln an die Nebenstellen.

23. Die Demoversion ist aufgrund der 15-Sekunden-Laufzeit nur ungenügend zu testen. Können Sie mir kostenlos eine Vollversion schicken? Ich verspreche, sie von der Festplatte zu löschen, wenn sie mir nicht gefällt.

Nein, denn die Einschränkung der Demoversion hindert nicht daran, jede einzelne Funktion zu testen. Objektiv betrachtet reicht ein 15 Sekunden langer Anruf aus, wie die folgende Liste zeigt. Die Funktionen, die man testen sollte, um sich zu überzeugen, daß die Software an der Telefonanlage und auf dem PC funktioniert, sind:
- Anrufannahme
- Anrufannahme zweier Anrufe gleichzeitig auf derselben Rufnummer
- Anrufannahme zweier Anrufe gleichzeitig auf verschiedenen Rufnummern und verschiedenen Sets
- Aufzeichnen einer eigener Ansage über Telefon
- Wiedergabe von Ansagen
- Tonwahleingabe
- Nachrichtenaufzeichnung
- Erfolgreiches Vermitteln an eine Nebenstelle
- Erfolgreiches Vermitteln an einen externen Telefonanschluß
- Ansage nach erfolglosem Vermitteln im Besetztfall
- Ansage nach erfolglosem Vermitteln bei Nicht-Annahme
- Eintragen der Anrufe und Nachrichten in der Anrufliste
- Anhören von Nachrichten am PC
- Versenden einer Nachricht als E-Mail
- SMS-Versand nach dem Aufzeichnen einer Nachricht
- Anzeige wartender Anrufe (eine Funktion der Premium-Ausgabe)
- Anzeige wartender Anrufe am Client (Premium-Ausgabe)
- Team-Anmeldung mittels Telefon (Premium-Ausgabe)
- Team-Anmeldung mittels Netzwerkclient (Premium-Ausgabe)
- Mitschneiden (Premium-Ausgabe)
Jede Funktion kann in 15 Sekunden getestet werden. Zum Beispiel können Sie die Begrüßung auf "Hallo" beschränken und danach eine Vermittlung durchführen. Es bleibt sogar Zeit, um nach einer erfolglosen Vermittlung "Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht" abzuspielen und eine ca. 10 Sekunden lange Nachricht aufzuzeichnen.

24. Kann die Talkmaster-Zentrale dem Anrufer mitteilen, daß der Angerufene besetzt ist und er durch Drücken der Taste 1 einen Rückruf erhält oder mit Taste 2 in die Nachrichtenaufzeichnung gelangt? So etwas gibt es bei Handy-Voiceboxen.

Auch wenn die Funktion nicht dem Haupteinsatzzweck der Talkmaster-Zentrale entspricht, können Sie sie einrichten. Die empfohlene Software, um die Erreichbarkeit einzelner Mitarbeiter zu erhöhen, ist die Talkmaster-Voicebox. Zweck der Talkmaster-Zentrale ist es, die Erreichbarkeit einer Firma oder einer Arbeitsgruppe zu verbessern. Daher wird nach einem erfolglosen Vermittlungsversuch in der Regel ein Vermittlungsversuch zu einer anderen Nebenstelle unternommen. Sie können jedoch mittels einer Menüstruktur das gewünschte Ziel erreichen, allerdings mit der Einschränkung, daß die Nachricht über die Anrufliste jedem Mitarbeiter zugänglich ist und nicht, wie in der Talkmaster-Voicebox, nur dem Nebenstelleninhaber. Ein Beispiel:
Ein Hauptmenü bietet die Wahlmöglichkeiten "Herr Müller - 1, Herr Meier - 2, Herr Schulze - 3". Ein Anrufer drückt die 1 für Herrn Müller und gelangt in ein Untermenü. Das Untermenü beginnt mit einem Vermittlungsversuch zur Nebenstelle von Herrn Müller. Wenn die Vermittlung nicht erfolgreich ist, hört der Anrufer "Leider ist der Mitarbeiter zur Zeit nicht erreichbar. Wenn Sie eine Nachricht hinterlassen möchten, drücken Sie bitte die Taste 1.". Das Untermenü enthält als Auswahl 1 eine Nachrichtenaufzeichnung.
Sie mögen einwenden, man könne auf die Sprachnachricht verzichten und stattdessen das Kennzeichen "Rückrufwunsch" und die Anrufer-Rufnummer speichern. Wir haben uns aus folgenden Gründen gegen eine solche Lösung entschieden:
- Nicht immer wird die Anrufer-Rufnummer übertragen.
- An manchen Firmen-Anschlüssen wird nicht die Durchwahlnummer, sondern die auf Null endende Sammelrufnummer übertragen.
- Bei Anrufen aus dem Ausland wird u. U. nur die Landesvorwahl übertragen.
- Selbst wenn die Rufnummer vollständig übertragen wird, bleibt unbekannt, welche Person um Rückruf bittet. Falls der Anruf von einem Privatanschluß kommt, kann es z. B. geschehen, daß Sie beim Rückruf ein Familienmitglied erreichen, das nicht weiß, worum es geht.
- Sie erfahren den Grund des Anrufs nicht.
Die Sprachnachricht dagegen informiert Sie,
- wer angerufen hat,
- um welches Thema es geht (evtl. erübrigt sich der Rückruf, indem schon die Sprachnachricht die zu überbringende Information enthält),
- ob ein Rückruf gewünscht ist, ggf. zu welcher Uhrzeit und unter welcher abweichenden Rufnummer die Person erreichbar ist.

25. Wir benutzen eine Telefonanlage "Auerswald COMmander Basic.2" mit zwei externen ISDN-Anschlüssen. Unsere Zentrale (interne Rufnummer 11) hat nur ein einziges Telefon. Wenn dort telefoniert wird, leitet eine Anrufweiterschaltung die Anrufe auf die Rufnummer 21, wo die Talkmaster-Zentrale sie annimmt. Das funktioniert gut mit dem ersten Anruf. Aber wenn das Programm schon einen Anruf bedient, trifft der dritte Anruf auf das Besetztzeichen. Woran liegt es?

Es liegt an einer Besonderheit der Auerswald-Anlage: Sie erlaubt pro interner Rufnummer nur eine Verbindung zur Zeit. Obwohl die Talkmaster-Zentrale in der Lage ist, auf der Rufnummer 21 zwei Verbindungen gleichzeitig zu bedienen, müssen Sie in den Set-Einstellungen auf der Reiterkarte "Allgemein" für den zweiten Anruf eine zweite Rufnummer vorsehen. Sie geben zum Beispiel "21,22" ein und fügen in der Auerswald-Konfiguration dem internen ISDN-Anschluß die Rufnummer 22 hinzu.

Die Rufverteilung auf die beiden Internrufnummern gestalten Sie in der Auerswald-Konfiguration mit einer "Gruppe". Sie erzeugen z. B. eine Gruppe "20" und tragen als Gruppenmitglieder "21" und "22" ein. Auf der Reiterkarte "Erreichbarkeit" wählen Sie das Klingelschema "Alle - Split Group".

Das Ziel der Anrufweiterschaltung ändern Sie von "21" auf "20". Die Talkmaster-Zentrale erhält dann beim ersten Anruf Signalisierungen sowohl auf der Rufnummer 21 als auch auf der 22. Sie entscheidet selbst, auf welcher Rufnummer sie den Anruf annimmt. Den zweiten Anruf signalisiert ihr die Telefonanlage nur auf der freien Internrufnummer.

26. Ich benutze die Talkmaster-Zentrale an einer Telefonanlage "Auerswald COMmander Basic.2". Gelegentlich kommen außerhalb der Geschäftszeiten dringende Anrufe an, die möglichst schnell am Mobiltelefon angenommen werden sollen. Es gibt immer zwei Notdienstmitarbeiter, und wer von Ihnen den Anruf zuerst annimmt, soll das Gespräch erhalten. Kann die Talkmaster-Zentrale zwei Mobiltelefone gleichzeitig klingeln lassen?

Nein, die Talkmaster-Zentrale kann die Vermittlungsziele nur nacheinander anrufen. Wenn am ersten Mobiltelefon innerhalb einer einstellbaren Zeit der Anruf nicht angenommen worden ist, bittet die Talkmaster-Zentrale den Anrufer um Geduld und ruft das nächste Vermittlungsziel an. Auf diese Weise können Sie nicht nur zwei Ziele, sondern beliebig viele nacheinander anrufen. Allerdings ist die Vorgehensweise mit dem Nachteil verbunden, daß der Anrufer unter Umständen länger warten muß.

Wenn es Ihnen wirklich eilig ist und die Anlage mindestens zwei Amtanschlüsse besitzt, können Sie die gewünschte Funktion mit dem "Parallelruf" der Telefonanlage abbilden. So geht es: Sie richten in der Telefonanlage an einem internen ISDN-Anschluß eine Rufnummer ein, die dort nicht benutzt wird. In den "Teilnehmereigenschaften" der Rufnummer legen Sie eine "Anrufweiterschaltung sofort" auf das erste Mobiltelefon und einen "Parellelruf" auf das zweite Mobiltelefon fest. In der Talkmaster-Zentrale richten Sie in der Abfolge eine Vermittlung an die interne ISDN-Rufnummer ein.

Bitte beachten Sie eine Besonderheit: Die Telefonanlage benötigt für die beiden abgehenden Anrufe zwei B-Kanäle desselben externen Anschlusses. Als Vorzugsamt der virtuellen Nebenstelle müssen Sie daher einen anderen Amtanschluß angeben als den, auf dem der Anruf hereinkommt. Denn obwohl die Telefonanlage beim Parallelruf eine Verbindung nur zu demjenigen Mobiltelefon herstellt, das den Anruf zuerst annimmt, und danach den Ruf an das zweite Mobiltelefon abbricht, benötigt sie für jede der beiden abgehenden Signalisierungen einen freien B-Kanal. Die beiden B-Kanäle müssen zudem aus demselben externen Anschluß stammen.
Beispiel: Die Telefonanlage besitze einen externen Anlagenanschluß und einen externen Mehrgeräteanschluß. Sie haben auf der Internrufnummer 60 eine "AWS sofort" und einen "Parallelruf" eingerichtet. Als Vorzugsamt der Rufnummer 60 haben Sie mit Priorität 1 den Mehrgeräteanschluß, mit Priorität 2 den Anlagenanschluß eingerichtet. Nun trifft ein Anruf auf dem Mehrgeräteanschluß ein. Die Talkmaster-Zentrale vermittelt ihn an die Rufnummer 60. Die Telefonanlage startet die Anrufweiterschaltung und verwendet dazu den zweiten B-Kanal des Mehrgeräteanschlusses. Sofort danach möchte sie den Parallelruf starten und sucht am Mehrgeräteanschluß einen freien B-Kanal. Sie findet keinen und führt den Parallelruf nicht durch.

27. Ich plane, die Talkmaster-Zentrale an einer Telefonanlage "Auerswald COMmander Basic.2" zu verwenden. Wir besitzen vier externe ISDN-Anschlüsse, d. h. es treffen bis zu acht Anrufe gleichzeitig ein. Ist die 8-Kanal-Version der Talkmaster-Zentrale geeignet? Wie muß ich an der Telefonanlage beachten?

Ja, die 8-Kanal-Version ist genau richtig. Ihre Frage nach der Telefonanlage läßt sich nicht mit einem Satz beantworten.

Wenn Sie die Premium-Ausgabe der Talkmaster-Zentrale verwenden, reichen in der Telefonanlage auf jeden Fall vier interne Anschlüsse aus. Die Anschlüsse verbinden Sie mit den vier Ports der ISDN-Karte, z. B. PrimuX 4S0. brauchen Sie mindestens vier interne S0-Anschlüsse. Die Mitarbeiter lassen sich die wartenden Anrufe im Anruffenster des Zentrale-Clients anzeigen und übernehmen sie mittels Gesprächswegnahme auf ihre Telefone.

Wenn Sie die Standard-Ausgabe der Talkmaster-Zentrale verwenden, müssen Sie beachten, daß die Telefonanlage es nicht erlaubt, genau gleichzeitig auf zwei benachbarten B-Kanälen zu vermitteln. In der Talkmaster-Zentrale gibt es eine Option, die vorbeugt, indem sie das Vermittelns des zweiten Anrufs verzögert. Sollte die dadurch entstehende Wartezeit unzumutbar sein, so müssen Sie acht interne ISDN-Anschlüsse bereitstellen.

Achten Sie auf folgende Beschränkung: Die Anzahl der anlagenweiten Rufnummern stellt möglicherweise eine Einschränkung dar. Denn im Grundzustand erlaubt Auerswald COMmander Basic.2 nur 48 Rufnummern. Für acht gleichzeitige Anrufe auf der Talkmaster-Zentrale brauchen Sie acht zusätzliche Rufnummern. Das gilt auch dann, wenn pro internem ISDN-Anschluß zwei Anrufe bedient werden, denn die Anlage kann nicht zwei Anrufe auf derselben ISDN-Rufnummer verwalten. Falls das die Grenze von 48 sprengt, müssen Sie einen Dongle und eine Lizenzerweiterung kaufen. Um die Maximalzahl von 112 Rufnummern zu erreichen, ist eine Investition von mehr als 200 EUR notwendig (Stand von 2011).

28. Wir möchten ein umfangreiches Informationsportal abbilden mit einem Nummernumfang von 10 bis 99. Ist das möglich?

Ja, und zwar mit "stillen Menüs". Ein Beispiel: Im Hauptmenü fordert eine Ansage den Anrufer auf, die zweistellige Auswahlnummer einzugeben. Er drückt die 1 und gelangt in das Untermenü 1. Wenn Sie dort keine Ansage eingeplant haben, merkt der Anrufer nichts von der Menüstruktur. Er drückt 0 und hört die Ansage, die Sie im Untermenü 1 der Auswahl 0 zugeordnet haben.

Sie können dieselbe Anwendung im Programm "Talkmaster-Infoline" verwirklichen, dort sogar ohne das Einrichten von Menüs. Denn in der Talkmaster-Infoline gibt es den "klassischen Modus", in dem keine gestaffelten Menüs verwendet werden. Stattdessen verwenden Sie Dateinamen als Auswahlnummern. Wenn Sie zum Beispiel Dateien von 00.wav bis 99.wav bereitstellen, sind die Auswahlnummern zweistellig, und Sie können 100 Auswahlmöglichkeiten anbieten. Sie müssen in allen Dateinamen dieselbe Stellenzahl benutzen.

29. Warum zeigt die Talkmaster-Zentrale keine Anrufliste an?

Erste Voraussetzung ist eine Verbindung zum Firebird-Server, denn Anrufe sind in einer Datenbank gespeichert, die der Firebird-Server verwaltet. Unter "Datei", "Assistent für Datenbank-Einstellungen" prüfen Sie, ob die Verbindung besteht.

Zweite Voraussetzung ist, daß die Anrufe in der Datenbank eingetragen worden sind. Sie können nämlich in jedem der 30 Sets (in der Standard-Ausgabe 3 Sets) auf der Reiterkarte "Anrufliste" einstellen, ob Anrufe überhaupt eingetragen werden sollen und ob nur solche Anrufe eingetragen werden sollen, in denen Sprach- oder Faxnachrichten hinterlassen worden sind.

Dritte Voraussetzung ist, daß Sie das Anzeigen aktiviert haben. Wieder können Sie in jedem Set auf der Reiterkarte "Anrufliste" einstellen, ob Anrufe angezeigt werden sollen. Sie können die Anzeige auf solche Anrufe beschränken, zu denen Sprach- oder Faxnachrichten gehören.

Vierte Voraussetzung ist, daß Sie die Anruf-Informationen nicht versehentlich zu früh automatisch gelöscht haben. Denn Sie können auf der Reiterkarte "Anrufliste" das automatische Löschen nach einer einstellbaren Anzahl von Tagen festlegen, und zwar getrennt für Anrufe ohne Aufzeichnungen und Anrufe mit Aufzeichnungen.

An den im Einstellungsdialog angebotenen Auswahlmöglichkeiten "Die jüngsten 100 Anrufe anzeigen" und "Die jüngsten 100 Anrufe mit Aufzeichnungen anzeigen" erkennen Sie, daß das Hauptfenster in jedem Fall nicht mehr als 100 Anrufe anzeigt, summiert über alle Sets. Die Anzahl ist aus Gründen der Rechner-Belastung beschränkt. Wenn Sie ältere Anrufe sehen möchten, benutzen Sie das kostenlose Zusatzprogramm Talkmaster-Viewer. Er greift über das Netzwerk auf dieselbe Datenbank wie die Talkmaster-Zentrale zu.

In der Talkmaster-Zentrale kann das Anhören von Nachrichten, das Suchen in der Liste oder das Verschieben von Fenstern die Ansagen-Wiedergabe in einem gleichzeitig aktiven Anruf stören. Denn Fenster-Operationen haben in Windows Vorrang. Verwenden Sie daher zum Anhören den Talkmaster-Viewer. Er ist aus Sicht von Windows ein eigener "Prozess" und behindert die Wiedergabe am Telefon nicht. In dem Fall brauchen Sie innerhalb der Talkmaster-Zentrale gar keine Anrufliste. Wählen Sie "Keinen Anruf anzeigen":

30. Ich möchte den Talkmaster-Zentrale-Server auf einen anderen PC verlegen. Eine 1:1-Kopie des Verzeichnisses wird wohl nicht gehen - oder?

Doch, ein solcher "Software-Umzug" mit Datenübernahme ist möglich, wenn Sie planvoll vorgehen. Das Kopieren des Verzeichnisses hat den Vorteil, daß Sie die Talkmaster-Zentrale nicht neu zu konfigurieren brauchen. Der im folgenden empfohlene Ablauf gilt für alle Talkmaster-Server-Programme, die bis zum 31.07.2011 erschienen sind. Die jüngeren Versionen/Builds sowie die Client-Programme und der Talkmaster-Viewer speichern ihre Konfigurationen, einer Empfehlung von Microsoft folgend, im Benutzerverzeichnis. In der Hilfedatei ist beschrieben, wo genau Sie die Konfigurationsdateien finden.

Laden Sie von unserer Website den aktuellen Firebird-Server und installieren ihn auf dem neuen PC.
Installieren Sie die Talkmaster-Software von der CD oder DVD oder mittels der Installationsdatei, die Sie heruntergeladen haben. Eine formale Installation hat gegenüber dem schlichten Kopieren den Vorteil, daß in der Windows-Registrierungsdatenbank korrekte Eintragungen vorgenommen werden und Sie die installierte Software unter "Systemsteuerung", "Software" erkennen. Unter neueren Windows-Systemen ist außerdem von Belang, daß das Programm durch die formale Installation das Recht erhält, im Installationsverzeichnis Dateien zu speichern, z. B. die INI-Datei und die Logdatei.
Kopieren Sie das Verzeichnis "Talkmaster" vom alten PC auf den neuen, wobei Sie alle gleichnamigen Dateien überschreiben. Unter anderem wird die Datei "talkmaster.gdb" kopiert. Sie ist die vom Firebird-Server benutzte Datenbank und enthält die Anrufliste, die Vorwahlliste sowie die Zuordnungen von Namen zu Rufnummern.
Falls gewünscht, laden Sie das aktuelle Update aus dem Login-Bereich unserer Website und installieren es.

Falls Sie auf anderen PCs den Talkmaster-Viewer oder einen Talkmaster-Client verwenden, müssen Sie folgendes beachten:

Richten Sie für den Talkmaster-Viewer auf dem neuen PC eine Windows-Freigabe auf das Verzeichnis "Aufzeichnungen" oder eines seiner Oberverzeichnisse ein.
Richten Sie im Talkmaster-Viewer den Zugriff auf den geänderten Firebird-Server und auf das neue Aufzeichnungsverzeichnis ein.
Stellen Sie im Talkmaster-Client die IP-Adresse oder den Namen des neuen Rechners ein.

31. Obwohl ich den alten Firebird-Server deinstalliert habe und unter "Systemsteuerung", "Software" (bis Windows XP) bzw. "Programme und Funktionen" (ab Windows Vista) keine Eintragung namens "Firebird Server" zu finden ist, kann ich die neue Version des Firebird Servers nicht installieren.

Es erscheint die Meldung "Eine weitere Version dieses Produkts ist bereits installiert". Wie kann ich mir helfen?

Offenbar ist das Deinstallieren nicht vollständig gelungen, und in der Registrierungsdatenbank ist ein Schlüssel erhalten geblieben. So entfernen Sie den Schlüssel:

Starten Sie mittels Kommandozeileneingabe "regedit" den Registrierungs-Editor.
Navigieren Sie durch Klicken auf die +-Zeichen zu HKEY_LOCAL_MACHINE, SOFTWARE, Microsoft, Windows, CurrentVersion, Installer, User Data.
Sie finden eine Reihe von Schlüsseln, die z. B. so heißen wie der in der u. a. Abbildung gezeigte S-1-5-21-117609710...".

Klicken Sie unterhalb jeden Schlüssels auf das +-Zeichen vor "Products", dann auf "InstallProperties", um den Firebird-Server zu suchen.
Wenn im rechten Teil des Fensters als "DisplayName" "Firebird Server" und als "DisplayVersion" "2.0.0" steht, haben Sie den richtigen Schlüssel gefunden.
Löschen Sie den Schlüssel mit allen Unterschlüsseln.
Schließen Sie den Registrierungs-Editor.

Nun können Sie den neuen Firebird-Server installieren.

32. Auf meinem PC ist der Firebird-Server manchmal plötzlich nicht erreichbar. Wie kann ich prüfen, ob er noch funktioniert?

Der Firebird-Server läuft als Windows-Dienst. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Arbeitsplatz", dann auf "Verwalten". Es erscheint das Fenster "Computerverwaltung". Klicken Sie doppelt auf "Dienste und Anwendungen", dann auf "Dienste". Klicken Sie unten auf "Standard". Sie sehen eine mehr oder minder lange alphabetisch sortierte Liste, in der unter anderem der Firebird-Server verzeichnet ist:

In der Spalte "Status" soll "Gestartet" stehen, in der Spalte "Starttyp" (im o. a. Bild nicht sichtbar) "Automatisch".

Falls dort nicht "Gestartet" steht oder falls Sie den Firebird-Server neu starten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile. Es öffnet sich das Kontextmenü:

Wählen Sie "Starten" oder "Neu starten".

Ab Windows Vista gibt es eine zweite Methode: Starten Sie mit Strg/Shift/Esc den Task Manager und klicken auf die Reiterkarte "Dienste". Mittels rechtem Mausklick können Sie den Dienst beenden oder starten.

Allerdings ist der Firebird-Server nicht nur in Verbindung mit Talkmaster-Software, sondern auch sonst weit verbreitet und läuft stabil. Kein anderer Anwender hat ein derartiges Problem gemeldet.

33. Der Standard-Port des Firebird-Servers TCP 3050 ist auf meinem PC belegt. Wie ändere ich den Port für die Talkmaster-Software?

Sowohl der Firebird-Server als auch jedes datenbankbasierte Talkmaster-Programm lesen die Portnummer beim Starten aus der Datei "services". Sie liegt in der Regel im Verzeichnis "C:\Programme\Windows\System32\drivers\etc".

Prüfen Sie zunächst in der Kommandozeile mittels "netstat -na", welche Ports frei sind. Bestimmt finden Sie zwischen 49152 und 65535 einen freien Port, denn dort liegen die "Private Ports", die jedermann nach Belieben nutzen kann. Zur Erläuterung: Unterhalb von 49152 gibt es von 0 bis 1023 die "Well Known Ports" für häufige Anwendungen, z. B. FTP (21), Telnet (23) SMTP (25), HTTP (80). Von 1024 bis 49151 liegen die "Registered Ports", die durch Softwarehersteller beantragt und von der IANA bestätigt worden sind.

Öffnen Sie die Datei "services" mit einem Texteditor. Suchen Sie nach der Zeile "gds_db 3050/tcp". Ändern Sie die Zahl in die gewünschte Portnummer, z. B. 53050. Speichern Sie die Datei. Starten Sie den Firebird-Server (über Diensteverwaltung, rechter Mausklick) und das Talkmaster-Programm neu.

Falls Firebird-Server und Talkmaster-Software auf zwei verschiedenen Rechnern laufen, müssen Sie auf beiden Rechnern den Port ändern und ggf. auf dem Firebird-PC in der Firewall den geänderten Port erlauben.

34. Für eine Arztsoftware ist in meinem Netzwerk schon ein Firebird-Server aktiv. Kann ich ihn für die Talkmaster-Software verwenden?

Ja, wenn es sich um Version 2.1.2 oder neuer handelt. Denn die Talkmaster-Software legt eine eigene Datenbankdatei an und meldet sie mit eigenem Benutzernamen und Kennwort am vorhandenen Firebird-Server an. Innerhalb der Datenbankdatei legt die Talkmaster-Software eigene Tabellen an. Der Firebirdserver verwaltet die Datenbankdateien unabhängig voneinander. Einbußen in den Antwortzeiten sind in den meisten Fällen nicht zu erwarten.

Allerdings sind auch keine nennenswerten Einsparungen zu erwarten, denn der Firebird-Server ist nicht mehr als ein Windows-Dienst, der gelegentlich ein wenig CPU-Leistung in Anspruch nimmt. Nur wenn die ISDN-Karte in denselben PC eingebaut werden soll, auf dem Ihre Arztsoftware läuft, ist es sinnvoll, den Firebird-Server gemeinsam zu verwenden.

Wenn Ihnen dagegen die Ausfallsicherheit wichtiger ist, stellen Sie für die Talkmaster-Zentrale einen eigenen PC bereit und installieren dort einen eigenen Firebird-Server. Wenn dann der andere Firebird-Server zum Beispiel wegen Wartung der Arzt-Software gestoppt wird, funktioniert die Talkmaster-Zentrale weiter.

35. Der Talkmaster-Zentrale-Client zeigt plötzlich kein Anruffenster mehr an, wenn ein Anruf wartet. Der Talkmaster-Zentrale-Server zeigt dagegen nach wie vor das Fenster. Woran liegt es?

Bitte prüfen Sie, in welchen Teams der Client angemeldet ist. Wenn Sie nämlich am Zentrale-Server in den Eigenschaften des Abfolgen-Elements "Anrufanzeige" die Anzeige auf bestimmte Teams beschränkt haben, muß der Client in einem der Teams angemeldet sein, um den Anruf anzuzeigen.

Zweck der Option "nur an Teams" ist zum einen die Vorsortierung der Anrufer. Ein Beispiel: Im Hauptmenü der Talkmaster-Zentrale haben Anrufer die Wahl zwischen "Verträge und Rechnungen - 1", "Technische Unterstützung - 2". Wenn der Anrufer die 1 drückt, wird sein Anruf allen Mitarbeitern des Teams "Kundenberatung" anzeigt. Wenn er dagegen die 2 drückt, wird sein Anruf im Team "Technischer Support" angezeigt.

Eine zweite Anwendungsmöglichkeit ist die "Eskalation" des Anrufs: Wenn zum Beispiel der Anruf für die Kundenberatung nach einer Minute nicht angenommen worden ist, zeigt die Talkmaster-Zentrale ihn zusätzlich in "Teamleitung Kundenberatung" an. Die Teamleitung greift ein, damit der Anrufer nicht zu lange warten muß.

36. Kann die Talkmaster-Zentrale dem Anrufer sagen, welche Position er in der Warteschlange hat?

Ja. Voraussetzung ist, daß Sie in dem Set eine Abfolge und keine Betriebsart verwenden. Denn andernfalls könnte der Anrufer durch Drücken von Tonwahltasten in den Menüs springen, was Schwierigkeiten in der Bestimmung der Warteposition verursachen würde. In der Abfolge dagegen gilt für jeden Anrufer dieselbe Sequenz von Ansagen, Musik und Funktionen.

So geht's: Sie öffnen im Menü "Datei" den Abfolgen-Editor und legen die Folge von Ansagen fest, z. B. "Guten Tag und willkommen. Im Augenblick sind alle Mitarbeiter mit Anfragen beschäftigt. Bitte haben Sie ein wenig Geduld." Danach ziehen Sie das Element "Warteschlangen-Position" vom rechten Rand in die Abfolge. Es öffnet sich ein Dialog. Sie können aus neun Stimmen wählen, zum Teil mit unterschiedlichen Formulierungen. Von jeder Stimme und jeder Formulierung können Sie eine Beispielansage anhören. Sie entscheiden sich für eine und bestätigen durch Klick auf "OK".

Der Anrufer hört, wenn er an die Stelle gelangt, z. B. "Sie haben Position 3 in der Warteschlange.". Sobald der am längsten wartende Anrufer verbunden worden ist und eine Musik oder Ansage bis zum Ende abgespielt worden ist, hört der nun aufgerückte Anrufer die Ansage "Sie haben jetzt Position 2 in der Warteschlange".

37. Wann wird am Telefon welche Rufnummer angezeigt?

Wenn in Ihrem Büro die Talkmaster-Zentrale den Anruf annimmt und vermittelt, ist der Ablauf für die angerufene Seite so:

Die Talkmaster-Zentrale nimmt den Anruf an. Im Statusfenster zeigt sie die Telefonnummer des Anrufers - immer vorausgesetzt, die Rufnummer wird übertragen.
Wenn Sie zusätzlich den Talkmaster-Anrufmonitor verwenden, so zeigt er im Anruffenster am ISDN-PC und an beliebig vielen Client-PCs die Herkunftsrufnummer.
Wenn Sie die Premium-Ausgabe der Talkmaster-Zentrale verwenden, haben Sie gegenüber dem Talkmaster-Anrufmonitor den Vorteil, daß Sie das Anruffenster an einer wählbaren Stelle im Anruf-Ablauf anzeigen lassen können, z. B. erst dann, wenn eine durch die Abfolge gesteuerte Vermittlung an eine Nebenstelle bevorsteht. In der Textzeile können Sie dann sogar als Zusatzinformation anzeigen lassen, an welche Nebenstelle oder an welchen Teambuchstaben vermittelt wird.
Die Talkmaster-Zentrale vermittelt an eine Nebenstelle oder Amtrufnummer. Solange der Angerufene den Anruf nicht angenommen hat, sieht er im Display die Nebenstelle oder Durchwahlnummer der Talkmaster-Zentrale. Das ist selbstverständlich, denn es ist die Talkmaster-Zentrale, die ihn anruft. Der Amtanrufer hört zu der Zeit die Warteschleife.
Sobald der Angerufene den Anruf annimmt, zeigt das Display des Nebenstellentelefons die Anrufer-Rufnummer, denn jetzt hat die Telefonanlage den Anruf zu ihm durchgestellt und überträgt die Rufnummer des Teilnehmers, mit dem er verbunden ist. Ob das auch beim Vermitteln an eine Amtrufnummer der Fall ist, hängt von weiteren Umständen ab.

Was der externe Anrufer im Display sieht, ist weniger genau vorherzusagen. Der Ablauf ist so:

Der Anrufer wählt eine Nummer und sieht im Display seines Telefons genau diese Nummer.
Die Talkmaster-Zentrale nimmt den Anruf an. Wenn in der Telefonanlage für die Internrufnummer der Talkmaster-Zentrale COLP (Übertragung der Rufnummer zurück zum Anrufer) aktiviert ist und wenn beim Netzbetreiber für den Anschluß die Funktion freigeschaltet ist, sieht der Anrufer die Durchwahlnummer der Talkmaster-Zentrale. In der Telefonanlage "Auerswald COMmander Basic.2" stellen Sie COLP z. B. in den Teilnehmereigenschaften als "Rufnummernübermittlung - kommend" ein.
Die Talkmaster-Zentrale vermittelt an eine Nebenstelle. Es klingelt beim Angerufenen. Das Display des Anrufers bleibt unverändert.
Sobald der Angerufene den Anruf annimmt, zeigt das Display beim Anrufer die Durchwahlnummer des Teilnehmers an, mit dem er verbunden ist, wenn wieder in der Telefonanlage für die Internrufnummer COLP aktiviert ist und wenn beim Netzbetreiber für den Anschluß die Funktion freigeschaltet ist. Ob das auch beim Vermitteln an eine Amtrufnummer der Fall ist, hängt von weiteren Umständen ab.

38. Ich habe meine Auerswald-Telefonanlage so konfiguriert, daß jeder ankommende Amtanruf auf die Talkmaster-Zentrale geleitet wird und gleichzeitig zwei Telefone klingeln. Sobald die Talkmaster-Zentrale den Anruf angenommen hat, klingeln die Telefone nicht mehr. Was muß ich tun, damit sie klingeln und ich den Anruf evtl. doch selbst annehmen kann?

Das ist nicht möglich, denn jede Telefonanlage stellt das Parallel-Klingeln ein, sobald der Anruf angenommen worden ist. In Ihrem Fall hat die Talkmaster-Zentrale den Anruf angenommen. Die Telefonanlage hat eine 1:1-Verbindung zwischen dem Amtanrufer und der Telefonanlage hergestellt. Wenn nun weiterhin ein Telefon klingeln würde und Sie dort den Hörer abnehmen würden, wäre kein Gesprächsteilnehmer da, mit dem die Telefonanlage Sie verbinden könnte.

Man könnte sich zwar eine Funktion "automatische Gesprächswegnahme" ausdenken, die das Gespräch der Talkmaster-Zentrale wegnehmen und dem Telefon zuordnen würde, aber keine uns bekannte Telefonanlage realisiert sie durch einfaches Abnehmen eines Telefonhörers.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie den Amtanrufer an's Telefon bekommen: Wenn Sie die Standard-Ausgabe der Talkmaster-Zentrale verwenden, richten Sie eine Vermittlung zu Ihrem Nebenstellentelefon ein. Sie brauchen dann nur zu warten, bis das Programm Ihr Telefon anruft.

Wenn Sie die Premium-Ausgabe verwenden, gibt es eine elegante Alternative: Sie lassen den Anruf im Anruffenster anzeigen und übernehmen ihn zu einer beliebigen Zeit mithilfe der Gesprächswegnahme-Funktion.

39. Ich verwende die Premium-Ausgabe an einer Telefonanlage Agfeo AS 45. Die Talkmaster-Zentrale nimmt bis zu vier Anrufe gleichzeitig auf den Rufnummern 41 bis 44 an und zeigt sie in Anruffenstern an. Wenn ich aber am Telefon *2641 eingebe, um ein Gespräch auf das Telefon zu holen, tut sich nichts. Woran liegt es?

Sie müssen die Internrufnummern (im Fachsprachgebrauch Nebenstellen genannt) der Talkmaster-Zentrale als "Anrufbeantworter" definieren. Nur dann erlaubt die Agfeo-Telefonanlage es, ihr ein Telefonat wegzunehmen. Die Einstellung nehmen Sie mit der Konfigurationssoftware TK-Suite vor.

Das Bild zeigt für den einen der beiden ISDN-Anschlüsse links den Ausgangszustand und rechts den Zustand, den Sie herstellen müssen:

Gerätetyp normal

Gerätetyp Anrufbeantworter

Beachten Sie bitte, daß Sie am Telefon nach der Tastenfolge "*26" immer genau die Nebenstellen-Rufnummer eingeben müssen, auf der die Talkmaster-Zentrale den Anruf angenommen hat. Das Anruffenster zeigt Ihnen die Rufnummer im Übernahmehinweis an. Wenn Sie den Übernahmehinweis richtig konfiguriert haben, enthält er sogar die vollständige Zeichenfolge, z. B. "*2641". Die vier Zeichenfolgen für die vier Internrufnummern können Sie auf programmierbare Telefontasten legen, um sich das Eingeben zu erleichtern.

40. Die Talkmaster-Zentrale braucht nach dem Programmstart zunehmend länger, um Anrufe anzunehmen. Ich habe das Schreiben der Logdatei eingeschaltet, erkenne aber den Grund nicht. Woran liegt es?

Wir haben Ihren Rechner mittels TeamViewer untersucht und festgestellt, daß die Antivirus-Software von G-Data die Ursache ist. Sie prüft jedes Schreiben in der Logdatei und verzögert es. Je größer die Logdatei ist, um so stärker verzögert "G-Data Antivirus" den Schreibvorgang.

Eine Möglichkeit der Abhilfe besteht darin, daß Sie das Schreiben der Logdatei in der Talkmaster-Zentrale abschalten. Die Logdatei soll nur in Sonderfällen geschrieben werden, wenn nämlich ein Problem analysiert werden muß.

Die bessere Methode ist aber, das Übel an der Wurzel zu packen, nämlich innerhalb der Konfiguration Ihrer G-Data-Software. Sie können zum Beispiel unter "Wächter", "Erweitert" statt "Beim Lesen und Schreiben prüfen" die Option "Nur beim Lesen prüfen" auswählen. Die geringste Änderung in Bezug auf das Gesamtsystem besteht in der Variante, die das folgende Bild zeigt.

Klicken Sie in den "Wächter"-Einstellungen auf "Ausnahmen". Fügen Sie das Talkmaster-Verzeichnis als Ausnahme hinzu, also z. B. "C:\Programme\Talkmaster". Die Ausnahme gilt dann nicht nur für die Talkmaster-Zentrale, sondern für alle Talkmaster-Programme, die Sie möglicherweise neben der Talkmaster-Zentrale installiert haben.

41. Wir lassen uns Telefonate mit Aufzeichnungen per E-Mail zustellen, das funktioniert sehr gut. Ich möchte aber alle eingehenden Telefonate per E-Mail erhalten, ob mit oder ohne Aufzeichnung. Geht das?

Ja, und zwar mittels des Abfolgen-Elements "Benachrichtigung". Sie richten die Funktion in zwei Schritten ein:

Sie benutzen im Menü "Datei" den "Schemen-Editor", um ein Benachrichtigungsschema vom Typ "E-Mail" festzulegen. Dort tragen Sie Absender und Empfänger ein. Dem Schema geben Sie einen Namen.
Im Abfolgen-Editor ziehen Sie das Element "Benachrichtigung" an die gewünschte Stelle. Im Einstellungsdialog wählen Sie aus der Drop-Down-Liste der vordefinierten Schemen das gewünschte.

Sie können die Benachrichtigung z. B. schon vor der Begrüßungsansage plazieren. Dann erhalten Sie zu jedem Anruf eine E-Mail, die Datum, Uhrzeit und Anrufer-Rufnummer enthält.

Wenn viele Anrufe eintreffen, entsteht eine Flut von E-Mails. In dem Fall dürfte es praktischer sein, wenn Sie sich per E-Mail nur über diejenigen Anrufe informieren lassen, die nicht an Mitarbeiter vermittelt worden sind. Das funktioniert so: Nehmen wir an, Sie betreiben eine kleine Firma, in der ein Mitarbeiter im Büro sitzt und der zweite mobil erreichbar ist. Die Abfolge besteht aus einer Begrüßung, einem Vermittlungsversuch an den Innendienst, einem Vermittlungsversuch an den Außendienst und einer Nachrichtenaufzeichnung. Wenn nun beide Mitarbeiter telefonieren, versucht die Talkmaster-Zentrale erfolglos, zu vermitteln. Sie spielt nach dem zweiten Versuch die Ansage ab "Leider können wir Sie zur Zeit nicht verbinden. Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht." Vor dieser Ansage plazieren Sie die Benachrichtigung. Auf diese Weise erhalten Sie eine E-Mail, selbst wenn der Anrufer vor der Nachrichtenaufzeichung auflegt. Sie werden aber nicht durch E-Mails belästigt, wenn Anrufer erfolgreich verbunden worden sind. Allerdings darf die Handy-Sprachmailbox nicht aktiviert sein, denn sonst wäre das Vermitteln immer erfolgreich.

42. Dringende Anrufe vermitteln wir außerhalb der Bürozeiten an das Mobiltelefon des Bereitschafts-Mitarbeiters. Kann die Talkmaster-Zentrale erkennen, daß sich der Mitarbeiter persönlich meldet und nicht etwa seine Mailbox oder eine Systemansage des Mobilfunk-Netzbetreibers?

Ja, und zwar mittels des Abfolgen-Elements "VoIP-Vermittlung". Sie heißt "VoIP-Vermittlung", weil ihr Haupt-Einsatzzweck das Verbinden unter Zuhilfenahme eines VoIP-Gateways oder VoIP-Moduls ist, welches an einer Nebenstelle der Telefonanlage die Verbindung zur Internet-Telefonie herstellt. Solche Gateways erzeugen keine Connect-Meldung, wie man sie aus dem ISDN-D-Kanal kennt. Daher wartet die Talkmaster-Zentrale auf eine bestimmte Tonwahleingabe und wertet den Vermittlungsversuch erst dann als erfolgreich.

So konfigurieren Sie die Anwendung: Geben Sie in der Zeile "Rufnummer des Moduls" die vollständige Rufnummer des Mobiltelefons ein, siehe Bild oben. Auf eine führende Null zum Amtholung können Sie verzichten, wenn Sie in den "Allgemeinen Einstellungen" die Amtholung korrekt festgelegt haben.

Weil es lange dauern kann, bis das Mobiltelefon klingelt, und noch länger, bis der Angerufene den Anruf annimmt, stellen Sie "Wartezeit bis Annahme durch das Modul" auf einen großen Wert, im o. a. Beispiel 45 Sekunden.

In der Zeile "Folgende Abfolge am Modul abspielen" wählen Sie eine vorbereitete Abfolge aus, die den Angerufenen auffordert, eine bestimmte Tonwahltaste zu drücken. In dem Beispiel lautet die Ansage "Hier ist ein Anruf für Sie. Um ihn anzunehmen, drücken Sie bitte die Stern-Taste." Die Abfolge wiederholt die Ansage sicherheitshalber mehrmals. Daß die Talkmaster-Zentrale auf die Eingab e von "Stern" warten soll, haben Sie in der Zeile "Auf folgende Tonwahl zur Bestätigung warten" vorbestimmt.

Sobald die Talkmaster-Zentrale "Stern" erkennt, stellt Sie den Anruf durch. Wenn dagegen die Eingabe ausbleibt, geht es nach Ablauf der Wartezeit in der Abfolge weiter. Sie können eine zweite VoIP-Vermittlung an ein anderes Mobiltelefon oder eine Nachrichtenaufzeichnung vorsehen. Die Sprachnachricht können Sie per E-Mail an den Notdienstmitarbeiter senden.

Talkmaster-Zentrale

FAQ, Fragen und Antworten, Informationen

1. Welche Voraussetzungen muß mein PC erfüllen, damit ich die Talkmaster-Zentrale betreiben kann?