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Talkmaster-Zentrale: Telefonmenü

Akustisches Telefonmenü: Vermitteln oder Infoansage auf Anruferwunsch

Die Talkmaster-Zentrale kann dem Anrufer ein akustisches Menü am Telefon vorspielen, um ihm Möglichkeiten zur Wahl zu stellen. Das Telefonmenü hört sich zum Beispiel so an: "Wenn Sie mit der Bestellannahme sprechen möchten, drücken Sie die 1. Für den technischen Service drücken Sie die 2. Wenn Sie die Öffnungszeiten und Anschriften unserer Filialen erfahren möchten, drücken Sie die 3." Wenn der Anwender die Talkmaster-Zentrale in vollem Umfang nutzt, kann er folgende Funktionen über ein Tonwahlmenü erreichbar machen: Vermittlung Sie wird genutzt, um die Telefonistin, die Sekretärin oder sonstiges Telefonpersonal zu entlasten. Nachdem der Anrufer eine der im Telefonmenü aufgeführten Tonwahltasten gedrückt hat, legt das Programm den Anruf in die Warteschleife (auch "Rückfrage" genannt) und versucht, eine oder mehrere vordefinierte Rufnummern zu erreichen.

Die Rufnummern können interne oder externe sein, auch Rufnummern von VoIP-Anschlüssen zur preiswerten Internet-Telefonie. Sobald jemand abnimmt, holt das Programm den Anruf aus der Rückfrage und stellt ihn durch.

2. Info-Ansage
   Sie wird genutzt, um Antworten auf häufig gestellte Fragen automatisch zu geben.

3. Nachrichtenaufzeichnung
   Sie wird entweder außerhalb der Geschäftszeit genutzt - oder sogar innerhalb der Geschäftszeit, z. B. um Anrufern die Wartezeit zu verkürzen, falls abzusehen ist, dass es lange dauert, bis ein Gesprächspartner verfübar ist.

4. Untermenü
   Tonwahlmenüs können beliebig gestaffelt werden, um die Auswahlmöglichkeiten zu gliedern. Denn wenn ein einziges Menü zu viele Optionen enthält, verwirrt das den Anrufer. Es gibt keine feste Grenze für die Anzahl von Optionen pro Telefonmenü, denn die Art der Themen und der Schulungsgrad der Anrufer spielen eine Rolle. Im allgemeinen sollte man aber ab sechs Optionen ein Untermenü einrichten.

Ein typischer Anruf mit Telefonmenü verläuft so: Zuerst hört der Anrufer die Begrüßung, danach das Hauptmenü. Es nennt ihm die Auswahlmöglichkeiten, also zum Beispiel die Abteilungen einer Firma, die er durch Drücken von Tonwahltasten erreichen kann.

Welche Ansagen zum Hauptmenü gehören, hat der Anwender vorher im Betriebsarten-Editor, Funktion "Hauptmenü bearbeiten" festgelegt.

Wenn der Anrufer eine Tonwahltaste drückt, hört er eine Ansage, z. B. "Einen Augenblick bitte, wir verbinden Sie". Falls er dagegen keine Taste drückt, wiederholt die Talkmaster-Zentrale das Hauptmenü sechs Mal. Danach trennt sie die Verbindung. Das dient dem Schutz beider Teilnehmer: Erstens werden die Verbindungskosten des Anrufers in Grenzen gehalten, und zweitens wird der Kanal der Talkmaster-Zentrale nicht übermäßig lange durch eine versehentlich offen gehaltene Verbindung blockiert.

Stand vom 28.02.2023