Talkmaster-Voicebox

» Übersicht

» Audio und Video

» Screenshots

» Leistungsmerkmale

» FAQ

» Preise

Telefonische Fernabfrage

Wenn der Mitarbeiter seine eigene Voicebox anruft, bietet sie ihm neben den üblichen Fernabfragefunktionen wie "Nachricht anhören" oder "Nachricht löschen" viele Komfortfunktionen, z. B. Verschieben einer Nachricht, Weiterleitung, Rückruf oder zeitabhängiges Löschen von Nachrichten. Er kann die Nachrichtenaufzeichnung ein- oder ausschalten und für beide Betriebsweisen unterschiedliche individuelle Begrüßungen speichern.

Er kann die Talkmaster-Voicebox direkt hausintern von seiner Nebenstelle anrufen. In dem Fall erhält er sofort Zugriff , ohne einen Geheimcode eingeben zu müssen.

Oder er ruft von einer anderen Nebenstelle oder von einem beliebigen externen Telefonanschluß die eigene Nebenstellenrufnummer an. Während der Begrüßung gibt er mit Tonwahl (DTMF) den Geheimcode ein und gelangt in die Fernabfrage.

In der Fernabfrage werden vor jeder Nachricht Datum, Uhrzeit und auf Wunsch die Herkunftsrufnummer genannt, und zwar nicht in computerartiger Sprechweise, sondern in natürlicher menschlicher Aussprache und Satzmelodie.

Nachrichten anhören, wenn Sie auf Reisen sind

Es funktioniert genauso einfach wie bei einem Anrufbeantworter: Sie rufen die eigene Rufnummer an, hören die Ansage und geben auf der Telefontastatur den Geheimcode ein. Die Talkmaster-Voicebox unterbricht die Ansage und spielt die neuen Nachrichten vor. Anschließend gelangen Sie in das Nachrichtenmenü, in dem Sie jede Nachricht noch einmal hören oder sie löschen können. Voraussetzung ist, daß die Anrufe zur Talkmaster-Voicebox umgeleitet sind.

Das Bild zeigt, welche Funktion die Telefontasten innerhalb des Nachrichtenmenüs haben.

Es gibt zwei weitere Methoden, um mittels Telefon Nachrichten anzuhören:

Wenn Sie im Büro sind, rufen Sie vom eigenen Nebenstellentelefon aus die Rufnummer der Talkmaster-Voicebox an.
Wenn nicht Sie die Talkmaster-Voicebox anrufen möchten, sondern wenn umgekehrt das Programm Sie anrufen soll, geben Sie die anzurufende Rufnummer und die Zeitspanne in der Konfiguration unter "Benachrichtigung" ein. Die anzurufende Rufnummer können Sie jederzeit aus der Ferne mittels Telefon im "Verwaltungsmenü" ändern.

Falls Sie nicht telefonisch, sondern per E-Mail benachrichtigt werden möchten, so können Sie auch das einstellen. Die Talkmaster-Voicebox sendet in dem Fall Sprachnachrichten als E-Mail-Anhang wahlweise im WAV- oder im MP3-Format, Faxnachrichten im PDF-Format.

Alle Funktionen der Fernabfrage

Zu Beginn spielt das Programm automatisch die neuen Nachrichten vor, d. h. Nachrichten, die den Status "ungehört" haben, beginnend mit der jüngsten. Es folgt das Nachrichtenmenü, das mit Tonwahleingaben gesteuert wird.

Nachrichtenmenü

Das Menü bietet folgende Optionen an. Je nach dem Umständen ist nicht immer jede Option verfügbar:

Taste 1 - Nächste ältere Nachricht hören

Taste 2 - Nachricht hören

Taste 3 - Nächste jüngere Nachricht hören
Zum Verständnis des Nachrichtenmenüs ist es hilfreich, sich einen "Zeiger" vorzustellen, der auf eine bestimmte Nachricht zeigt. Nach dem Anhören der neuen Nachrichten steht der Zeiger auf der zuletzt gehörten Nachricht. Auswahl 2 erlaubt es, die Nachricht noch einmal zu hören. Auswahl 1 setzt den Zeiger auf die nächste ältere Nachricht und spielt sie ab. Auswahl auf die nächste jüngere Nachricht.

Taste 4 - Direktsprung
Das Programm spielt die Ansage ab "Bitte geben Sie die Nummer der Nachricht ein, und drücken Sie am Ende die Raute-Taste." Die älteste Nachricht hat die Nummer 1. Wenn der Anrufer die Nummer einer nicht vorhandenen Nachrichten eingibt, hört er eine Fehlermeldung.

Taste 5 - Rückruf
Diese Auswahl steht nur dann zur Verfügung, wenn der Administrator Rückrufe erlaubt hat. Technische Voraussetzung für den Rückruf ist, daß die Anrufer-Rufnummer übertragen worden ist. Die Talkmaster-Voicebox versucht, eine Verbindung herzustellen. Sobald das erfolgreich ist, stellt sie unter Verwendung der eingestellten Vermittlungsmethode das Gespräch durch. Je nach der vorhandenen Telefonanlage hört der Anrufer u. U. während des Versuchs die Warteschleife.

Taste 6 - Verschieben
Falls ein Teilnehmer eine in der Box vorgefundene Nachricht einem anderen Teilnehmer zustellen möchten, drückt er die Taste 6. Er hört die Ansage "Bitte geben Sie die Rufnummer ein, und beenden Sie die Eingabe mit der Raute-Taste." Die Nachricht wird aus der eigenen Voicebox entfernt und in der Voicebox des anderen Teilnehmers als neue Nachricht gespeichert.

Taste 7 - Löschen
Um eine Nachricht zu löschen, drückt der Anrufer die Taste 7. Zur Bestätigung hört er die Ansage "Die Nachricht ist gelöscht."

Taste 8 - Nach Tagen löschen
Die Auswahl ermöglicht es, alle Nachrichten zu löschen, die älter als die eingegebene Anzahl von Tagen sind. Zur Bestätigung spielt das Programm die Ansage "Die Nachrichten sind gelöscht." ab.

Taste 9 - Alle löschen
Nach dem Drücken der Taste 9 spielt das Programm eine Sicherheitsabfrage ab: "Möchten Sie wirklich alle Nachrichten löschen? Für Ja drücken Sie 1, sonst eine beliebige andere Taste." Zur Bestätigung spielt das Programm die Ansage "Die Nachrichten sind gelöscht." ab.

Taste 0 - Verwaltungsmenü
Das Verwaltungsmenü dient der Fernkonfiguration der eigenen Voicebox.

Verwaltungsmenü

Um zum Verwaltungsmenü zu gelangen, drückt man im Nachrichtenmenü die Taste 0. Es gibt folgende Auswahlmöglichkeiten:

Taste 1 - Ansage ändern
Durch Drücken der Taste 1 kann eine Ansage neu aufgesprochen oder durch Drücken der Taste 2 die Systemansage verwendet werden. Nachdem der Anrufer eine neue Ansage aufgesprochen hat, wiederholt die Talkmaster-Voicebox die Ansage und fragt, ob sie gespeichert werden soll.

Taste 3 - Nachrichtenaufzeichnung ein/aus
Die Nachrichtenaufzeichnung kann mit 1 ein-, mit 2 ausgeschaltet werden. Bei ausgeschalteter Nachrichtenaufzeichnung muß der Anwender darauf achten, nicht versehentlich in der Ansage zum Hinterlassen einer Nachricht aufzufordern.

Taste 4 - Rufnummernansage ein/aus
Diese Auswahl ermöglicht es, die Herkunftsrufnummer im Vorspann zur jeder Nachricht ansagen zu lassen - vorausgesetzt, die Rufnummer des Anrufers ist übertragen worden.

Taste 5 - Weiterleitungsrufnummer ändern
Die Talkmaster-Voicebox kann Nachrichten an eine einstellbare Rufnummer weiterleiten. Durch Drücken der Taste 5 kann das Weiterleitungsziel geändert werden. Erlaubt ist sowohl ein externes als auch ein internes Rufziel. Um eine Zielrufnummer einzugeben, drückt der Bediener die Taste 1, dann die Rufnummer und zum Abschluß die Raute-Taste.

Taste 6 - Weiterleitung ein/aus
Wenn die Weiterleitung eingeschaltet ist, wird sie durch Drücken Taste 6 ausgeschaltet - und umgekehrt.

Taste 9 - Geheimcode ändern
Die Talkmaster-Voicebox fordert dazu auf, einen neuen vierstelligen Code einzugeben. Erlaubt sind die Ziffern zwischen 0 und 9. Zur Bestätigung muß der Anrufer den Code ein zweites Mal eingeben. Der Code wird ab dem nächsten Anruf verwendet, um während der Begrüßungsansage in die Fernabfrage zu gelangen. Auch zum Anhören einer weitergeleiteten Nachricht fragt die Talkmaster-Voicebox den Geheimcode ab, um Unbefugte fernzuahlten

*-Taste - Nachrichtenmenü
Die Stern-Taste führt den Anrufer vom Verwaltungsmenü zurück in das Nachrichtenmenü.

Stand vom 07.07.2010