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Talkmaster-Zentrale: Collaboration

Talkmaster-Zentrale und Talkmaster-Viewer als Collaboration Tools

"Collaboration" ist das englische Wort für "Zusammenarbeit", im geschäftlichen Umfeld speziell das gemeinsame Arbeiten an Aufgaben und Dateien mittels Telekommunikation und Software. Im Fall der Talkmaster-Software bedeutet es, dass einige oder alle Mitarbeiter in einer Firma Informationen über Anrufe und deren Bearbeitung sehen und sie fortschreiben können. Damit es funktioniert, müssen alle Beteiligten über das Netzwerk, d. h. im LAN, VPN oder WAN, Zugang zur Datenbankdatei haben, in der die Anruf-Informationen gespeichert sind. Das kostenlose Zusatzprogramm "Talkmaster-Viewer" ist das Collaboration-Werkzeug.

So funktioniert es:

1. Sie richten auf dem Rechner, auf dem der Firebird-Server läuft, eine Firewall-Freigabe zur Firebird-Programmdatei "fbserver.exe" oder "fb_inet_server.exe" ein.
2. Sie installieren auf jedem Rechner, auf dem Mitarbeiter mit Anruf-Informationen arbeiten sollen, den Talkmaster-Viewer.
3. Sie konfigurieren den Talkmaster-Viewer mittels des Datenbankassistenten so, dass er auf den Rechner des Firebird-Servers, die dort gespeicherte Datenbankdatei (Dateiname in Grundzustand "talkmaster.gdb") und die Anrufliste der Talkmaster-Zentrale zugreift.
4. Jeder Mitarbeiter sieht dann auf seinem Bildschirm Informationen über die Anrufe, die die Talkmaster-Zentrale entgegengenommen hat. Im einzelnen sieht er:
   • Datum und Uhrzeit
   • Herkunftsrufnummer, falls übertragen
   • Ggf. Ortsnetzname und Anrufer-Name. Falls schon jemand Zusatzinformationen eingetragen hat wie z. B. die Art der Geschäftsbeziehung, so sieht er auch die.
   • Ein Kommentarfeld, das Informationen über Inhalt des Anrufs und ggf. seine Nachbearbeitung aufnimmt.
   • Den Namen des internen "Sets", das angerufen worden ist. Mit seiner Hilfe lassen sich verschiedene Firmenrufnummern oder Durchwahlnummern mit aussagekräftigen Namen versehen.
   • Interne oder externe Rufnummer des Mitarbeiters, an den die Talkmaster-Zentrale den Anruf durchgestellt hat.
   • Anzahl und Dauer der Sprachnachrichten oder Seitenzahl der Faxnachrichten.
5. Immer wenn ein neuer Anruf eingetroffen ist, trägt der Mitarbeiter, der ihn angenommen hat, Informationen im Feld "Kommentar" und ggf. im Feld "Name" ein. Alle anderen Anwender des Talkmaster-Viewers sehen die Eintragungen sofort.
6. Den Kommentar nutzen die Mitarbeiter dazu, um zu vermerken, welche Folgeaktion nötig ist. Wer die Folgeaktion durchgeführt hat, trägt sie ebenfalls im Feld "Kommentar" ein. Das Feld kann bis zu 500 Zeichen aufnehmen.

Die o. a. Anrufliste zeigt das Beispiel einer Hausverwaltung. Mieter aus verschiedenen Objekten rufen an und melden Probleme. Die Probleme und deren Bearbeitung halten die Mitarbeiter zu jedem Anruf im Feld "Kommentar" fest. Wenn ein Mitarbeiter den Mauszeiger auf eine Zeile bewegt, sieht er in einem Overlay den vollständigen Text. Mittels Mausklick oder Tastatur öffnet er die Bearbeitungsfunktion und ändert oder ergänzt den Kommentar.