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Produktnachrichten

Telefonansagen einfach und kostengünstig aktualisieren

Konfigurator in Version 5
Telefonansagen
am Bildschirm
zusammensetzen

16.01.23 Das kommt im Arbeitsalltag von Firmen, Behörden, Arztpraxen und Kanzleien immer wieder vor: Die Öffnungszeiten werden geändert. Nun müssen die Telefonansagen angepasst werden. Wenn sie in der Telefonanlage gespeichert sind, egal ob lokal installiert oder in der Cloud, dann ist der Aufwand groß, weil die Ansagen vollständig neu gesprochen werden müssen. Handelt es sich um Profi-Ansagen, liegen die Kosten des Tonstudios entsprechend hoch. Nicht so mit der Talkmaster-Zentrale.

Denn die Talkmaster-Zentrale verwaltet Ansagen nach dem Baustein-Prinzip. Das bedeutet: Jeder Satz ist eine eigene Klangdatei. Am Bildschirm werden die Klangdateien zu vollständigen Ansagen zusammengesetzt.

Ein Beispiel: In der Firma Mustermann lautet eine Telefonsage "Willkommen bei der Firma Mustermann. Leider rufen Sie außerhalb unserer Öffnungszeiten an. Die Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Bitte versuchen Sie es innerhalb dieser Zeiten noch einmal. Vielen Dank und auf Wiederhören."

Nun muss die Ansage geändert werden, denn zukünftig soll am Freitag nur bis 15 Uhr geöffnet sein. Die Schritte in der Talkmaster-Zentrale sind:

  • Sie rufen die Talkmaster-Zentrale an und sprechen den Satz "Die Öffnungszeiten sind Montag bis Donnerstag von 9 bis 17 Uhr, Freitag von 9 bis 15 Uhr." über Telefon auf. Oder Sie bestellen im Tonstudio den Satz als WAV-Datei im Format PCM 16 bit 8000 Hz.
  • Sie speichern die Datei in einem Verzeichnis Ihrer Wahl
  • Im Abfolgen-Editor der Talkmaster-Zentrale öffnen Sie die Abfolge, welche die alte Ansage enthält.
  • Sie löschen den alten Satz und ziehen mit Drag and Drop die neue Klangdatei an seine Stelle.
  • Sie speichern die Abfolge. Fertig!
Falls es mehrere Ansagen gibt, in denen die Öffnungszeiten genannt werden, braucht die Klangdatei trotzdem nur ein einziges Mal aufgenommen zu werden. Im Abfolgen-Editor wird sie überall eingefügt, wo sie gebraucht wird.

Der geringe Aufwand bei Änderungen ist ein Beispiel für das unübertroffene Preis-Leistungsverhältnis der Talkmaster-Zentrale, wenn es um automatische Anrufnahme und vordefinierte Abläufe in der Behandlung geschäftlicher Telefonanrufe geht. Die Talkmaster-Zentrale läuft unter Windows und kann hier bestellt werden.


Update auf Talkmaster-Fernabfrage 5.3

Update Talkmaster-Fernabfrage
Version 5.3
Build 5917

02.01.23 Die Talkmaster-Fernabfrage gibt es jetzt als Version 5.3. Sie enthält folgende Verbesserungen:

  • Wenn man bisher beim Anhören der Nachrichten in der Fernabfrage auf eine Faxnachricht gestoßen ist, sind genau wie bei Sprachnachrichten Datum, Uhrzeit und Herkunftsrufnummer angesagt worden. Weil keine Sprachnachricht abgespielt werden konnte, folgte ohne Übergang das nächste Datum. Nun wird anstelle einer Sprachnachricht "Inhalt: Fax" angesagt.
  • Wenn in der Fernabfrage in der o. a. Weise eine Faxnachricht angekündigt worden ist, ist Ihr Status bisher auf "bearbeitet" gesetzt worden. Nun bleibt ihr Status in jedem Fall "unbearbeitet", damit nicht der Eindruck entsteht, jemand habe die Faxnachricht schon angesehen.
  • Im Client ist die Liste der E-Mail-Empfänger einfacher zu verwenden. Es gibt nur noch drei Zeilen, nämlich An:, Cc: und Bcc:. In jeder Zeile können mehrere Empfängeradressen eingegeben werden, jeweils getrennt durch ein Semikolon.

Hintergrund: Die Talkmaster-Fernabfrage ist ein Zusatzprogramm zum Talkmaster-Anrufbeantworter und zur Talkmaster-Zentrale. Ihr Zweck ist es, Sprachnachrichten telefonisch aus der Ferne anzuhören. Die Software kann darüber hinaus aktiv anrufen, wenn eine neue Nachricht vorliegt. Zu wechselnden Zeiten können unterschiedliche Rufnummern angerufen werden. Wenn ein Anschluss nicht erreichbar ist, kann ein anderer Anschluss angerufen werden. Es ist möglich, zu bestimmten Zeiten keine aktiven Anrufe zu erlauben.

Registrierte Anwender der Version 5 finden das kostenlose Update der Server-Software und des Konfigurators nach der Anmeldung unter "Service", "Login" in der Navigation, wenn sie auf "Updates" klicken. Der Windows-Dienst wird während des Update-Vorgangs automatisch beendet und am Ende gestartet. Wer noch Version 4 der Talkmaster-Fernabfrage benutzt, kann Version 5 hier ab Artikelnummer 1101 bestellen. Der zugehörige Client ist kostenlos hier erhältlich.


Bestimmte Anrufe bevorzugt vermitteln

Eigenschaften der Kanäle im Zentrale-Konfigurator
Anruffenster
mit Hinweis

23.12.22 Eine Frage aus unserer Hotline-Praxis: "Ich verwende in meiner Arztpraxis die Talkmaster-Zentrale, angeschlossen an eine Fritzbox. Ist es möglich, dem Anrufer die Ansage vorzuspielen "Wenn Sie Privatpatient sind, drücken Sie die 1", und einen solchen Anruf bevorzugt durchzustellen?"

Antwort: Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Die Talkmaster-Zentrale ist zwar nicht in der Lage, einen Anruf vorrangig zu vermitteln, wenn auf dem anderen Kanal schon ein vorher eingetroffener Anruf vermittelt wird. Aber das gewünschte Verhalten können Sie auf andere Weise herbeiführen. Sie können sogar zwischen zwei Varianten wählen.

Variante A ist dann angebracht, wenn Sie in der Premium-Ausgabe die Anrufanzeige benutzen und die Mitarbeiter durch Mausklick Anrufe durchstellen. In dem Fall tragen Sie in der Abfolge, die unter Auswahl 1 benutzt wird, in den Eigenschaften der Anrufanzeige ein Schlüsselwort ein, z. B. "Privatpatient". Die Mitarbeiter erkennen dann im Anruffenster, ob der Anrufer die 1 oder eine andere Auswahlnummer gedrückt hat. Wenn im Anruffenster "Privatpatient" steht, wie im u. a. Screenshot gezeigt, klicken sie umgehend auf die grüne Vermitteln-Schaltfläche und erhalten den Anruf auf dem eigenen Telefon.

Variante B ist dann angebracht, wenn Sie nicht die Anrufanzeige benutzen, sondern in der Abfolge feste Vermittlungsvorgänge eingeplant haben. In dem Fall halten Sie für Privatpatienten ein spezielles Nebenstellentelefon bereit. Vermutlich benutzen Sie, wie viele Fritzbox-Anwender, DECT-Telefone. DECT-Telefone haben die Internrufnummern **610, **611, **612 u.s.w. Sagen Sie allen Mitarbeitern, dass z. B. Telefon **610 das Privatpatienten-Telefon ist. In der Abfolge, die zu Auswahl 1 gehört, geben Sie **610 als Vermittlungsziel an. In anderen Auswahlnummern tragen Sie andere Vermittlungsziele ein. Dann wissen alle Mitarbeiter: Wenn Telefon **610 klingelt, muss es bevorzugt angenommen werden.

Diesen Hinweis mit Screenshot finden Sie in den FAQ der Talkmaster-Zentrale.


Sechs Möglichkeiten, um Nachrichten anzuhören

Neue Nachrichten in der Aufzeichnungsliste

Neue Nachrichten
im Talkmaster-
Viewer

08.12.22 Eine Frage aus unserer Hotline-Praxis: Wie kann ich Sprachnachrichten anhören, welche die Anrufer hinterlassen haben?

Antwort: Sie haben die Wahl, denn Sie können die Nachrichten am PC über Lautsprecher oder Kopfhörer anhören - oder sie an ein Smartphone oder Tablet senden - oder sie am Telefon anhören. Damit nicht genug! Vielfältig ist auch die Auswahl an Software, die Sie verwenden können: E-Mail-Client, Talkmaster-Viewer, Talkmaster-Fernabfrage oder den im Betriebssystem vorhandenen Media Player. Das gilt sowohl für Nachrichten aus der Talkmaster-Zentrale als auch aus dem Talkmaster-Anrufbeantworter. Im einzelnen:

  1. Am PC
    • Möglichkeit 1: Sie benutzen das E-Mail-Programm zum Empfang der Sprachnachrichten im Dateianhang. Ein Doppelklick auf den Anhang spielt die Nachricht über Lautsprecher oder Kopfhörer ab. Zu dem Zweck legen Sie im Konfigurator die Empfänger-Adresse(n) fest. Sie können dort einstellen, dass die Klangdateien entweder jedesmal oder abhängig vom Wochenplan nur zeitweilig oder zu unterschiedlichen Zeiten an unterschiedliche Empfänger gesendet werden.
    • Möglichkeit 2: Die kostenlose Zusatzsoftware Talkmaster-Viewer. Sie zeigt die Liste der vergangenen Anrufe an. Ein Lautsprechersymbol in der Liste steht für eine Sprachnachricht. Mittels Doppelklick auf das Symbol spielen Sie die Nachricht ab.
    • Möglichkeit 3: Sie greifen mittels Windows-Explorer direkt auf das Verzeichnis zu, in dem die Sprachnachrichten als WAV-Dateien gespeichert sind. Mittels Doppelklick auf eine WAV-Datei spielen Sie die Nachricht ab.
    • Voraussetzung in allen drei Fällen ist, dass das Betriebssystem über ein Klanggerät mit installiertem Audiotreiber verfügt.
  2. Auf Smartphone oder Tablet
    • Sie verwenden ein auf dem mobilen Gerät installiertes E-Mail-Programm zum Empfang und zum Abspielen der Nachrichten. Den E-Mail-Versand an das mobile Gerät richten Sie so ein, wie es oben als Möglichkeit 1 beschrieben ist.
  3. Am Telefon
    • Möglichkeit 1: Sie benutzen am PC die kostenlose Zusatzsoftware Talkmaster-Viewer, um einen Anruf auf einer einstellbaren Rufnummer zu starten. Dazu klicken Sie in der Liste der Sprachnachrichten mit der rechten Maustaste auf eine Zeile und wählen "Am Telefon vorspielen". Es öffnet sich ein Dialog. Geben Sie die Zielrufnummer ein. Es kann eine Internrufnummer an der Telefonanlage oder eine externe Rufnummer sein. Der Talkmaster-Viewer ruft die Nummer an und spielt die Nachricht ab.
    • Möglichkeit 2: Sie installieren und konfigurieren die kostenpflichtige Zusatzsoftware Talkmaster-Fernabfrage. Sie rufen die Talkmaster-Fernabfrage an und gelangen in ein akustisches Menü, in dem Sie mittels Tonwahltasten navigieren. So können Sie neue und alte Nachrichten anhören. Sie können auch einstellen, dass die Talkmaster-Fernabfrage Sie automatisch anruft, sobald eine neue Nachricht vorliegt.

Wie "Am Telefon vorspielen" funktioniert

Kontextmenue zur Anrufzeile im Talkmaster-Viewer
Kontextmenü
im Talkmaster-
Viewer

22.11.22 Eine Frage aus unserer Hotline-Praxis: Damit die Patienten nicht mithören, wenn ich Rezeptwünsche bearbeite, möchte ich die Sprachnachrichten nicht über den PC-Lautsprecher abspielen, sondern über Telefon. Aber wenn ich in der Anrufliste mit der rechten Maustaste auf die Zeile klicke, ist "Am Telefon vorspielen" ausgegraut. Das ist so, obwohl ich im Konfigurator der Talkmaster-Zentrale den Haken bei "Vorspielen am Telefon erlauben" gesetzt habe. Warum funktioniert es trotzdem nicht?

Antwort: Wenn die Zeile ausgegraut ist, obwohl der Haken im Konfigurator gesetzt ist, haben Sie mindestens eine der drei folgenden Aktionen nicht durchgeführt:

  1. Im Konfigurator die geänderte Konfiguration an den Server senden.
  2. Im Talkmaster-Viewer unter "Eigenes Telefon" die Rufnummer des Telefons eintragen, das Sie zum Anhören verwenden möchten.
  3. Den Talkmaster-Viewer neu starten, nachdem Sie die Änderung an den Server gesendet haben.

Der Grund für die dritte der o. a. Aktionen liegt darin, dass die Kommunikation zwischen Talkmaster-Viewer und Talkmaster-Zentrale über die Datenbank stattfindet. Der Talkmaster-Viewer fragt beim Programmstart und nur dann die Datenbank auf die Einstellung hin ab. Wenn die Talkmaster-Zentrale die Anfrage nicht binnen drei Sekunden bestätigt, gilt die Funktion als nicht erlaubt.

In der Hilfedatei des Talkmaster-Viewers finden Sie übrigens im Abschnitt "Aufzeichnungen anhören" eine Anleitung.

Diesen Hinweis mit Screenshot finden Sie in den FAQ des Talkmaster-Viewers.


Warum der Talkmaster-Fernabfrage-Client notwendig ist

Talkmaster-Fernabfrage-Client
Zwei Zustände
des Clients

10.11.22 Eine Frage aus unserer Hotline-Praxis: Ich habe die Talkmaster-Fernabfrage erworben und habe sie installiert und konfiguriert. Aber sie nimmt keinen Anruf an, obwohl ich die Nebenstellenrufnummer korrekt eingetragen habe. Woran liegt es?

Antwort: Das Aktivieren der Anrufe, anders ausgedrückt das Ein- und Ausschalten der Telefonbereitschaft ist Aufgabe des Talkmaster-Fernabfrage-Clients. So benutzen Sie den Client, um die Anrufe zu aktivieren:

Kontextmenü Talkmaster-Fernabfrage-Client

Um zu der im Bild gezeigten Stelle zu gelangen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das graue Symbol des Clients. Es öffnet sich ein Menü. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zeile eines Sets. Es erscheint die Zeile "Anrufe aktivieren". Wenn Anrufe aktiviert sind, steht vor der Zeile ein Haken. Ein Mausklick auf "Anrufe aktivieren" schaltet die Telefonbereitschaft aus, ein erneuter Klick schaltet sie ein.

Diesen Hinweis in ausführlicher Darstellung finden Sie in den FAQ der Talkmaster-Fernabfrage.


Was kann ich tun, wenn der Konfigurator keine Server-Verbindung findet?

Ausschnitt aus der Logdatei
Logdatei:
Dienststart-
Meldungen

26.09.22 Eine Frage aus unserer Hotline-Praxis: "In meinem Talkmaster-Anrufbeantworter-Konfigurator steht in der untersten Zeile "Keine Verbindung zu Talkmaster-Anrufbeantworter-Server". Auch ist das Symbol des Talkmaster-Anrufbeantworter-Clients rot durchgekreuzt. Was kann ich tun?"

Antwort: Die Ursache ist, dass der Windows-Dienst des Talkmaster-Anrufbeantworter-Servers nicht läuft. Um seinen Zustand zu prüfen, wählen Sie über das Windows-Startmenü "Ausführen", geben "services.msc" ein und drücken die Eingabetaste. Es öffnet sich die Liste der Dienste. Falls die Namen in der Liste nicht alphabetisch sortiert sind, stellen Sie durch Mausklick auf die Spaltenüberschrift "Name" die Sortierung her. Blättern Sie bis zum Buchstaben T. In der Spalte "Status" können Sie ablesen, ob der Dienst "Talkmaster-Anrufbeantworter" ausgeführt wird. Falls er nicht ausgeführt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile, dann mit der linken Maustaste auf "Starten".

Eine andere Möglichkeit des Startens bietet die im Programmverzeichnis mitgelieferte Datei "dienst_starten.cmd". Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, dann mit der linken Maustaste auf "Als Administrator ausführen".

Die beiden Methoden helfen aber nur dann, wenn vorher jemand den Dienst beendet hat. Denn in der Regel wird der Dienst automatisch mit Windows gestartet und läuft dauerhaft. Falls also kein manueller Eingriff die Ursache ist, so fehlt eine Voraussetzung zum Starten des Dienstes. Hinweise auf die Ursache finden Sie in der Logdatei. Sie können die Logdatei mittels Konfigurator in der Zeile "Log" öffnen.

Die wahrscheinlichste Ursache ist ein nicht vorhandenes oder fehlerhaftes CAPI. In der Logdatei ist das unterhalb der Zeile "Initialisiere CAPI" ablesbar. Z. B. muss dort in der Zeile "Controller/Kanäle" mindestens 1 Kanal angezeigt werden. Es ist z. B. vorgekommen, dass nach einem Windows-Update das CAPI der "FRITZ!card USB" nicht mehr funktioniert hat. Neu-Installation des FRITZ-Treibers hat geholfen.

Diesen Hinweis mit Screenshot finden Sie in den FAQ des Talkmaster-Anrufbeantworters.


Die Vorteile der Version 5

Konfigurator in Version 5
Version 5:
Konfigurator und
Server getrennt

20.09.22 Eine Frage aus unserer Hotline-Praxis: "Ich verwende die Talkmaster-Zentrale in der Version 4. Warum sollte ich auf Version 5 wechseln?"

Antwort: Version 5 hat mehrere Vorteile. Die in der täglichen Praxis aus unserer Sicht wichtigsten sind die beiden folgenden:

  • In Version 5 geschieht die Konfiguration unabhängig von Telefonie-Teil. Sie können daher z. B. neue Ansagen einfügen oder den Wochenplan ändern, während die Talkmaster-Zentrale weiterhin Anrufe annimmt. Lediglich in dem kurzen Augenblick, in dem Sie eine geänderte Konfiguration aktivieren, nimmt die Talkmaster-Zentrale keinen Anruf an.
  • Der Telefonie-Teil, d. h. der Talkmaster-Zentrale-Server, läuft als Windows-Dienst. Er wird nicht von Bildschirm-Operationen beeinflusst. In Version 4 dagegen kann es sein, dass die Wiedergabe einer Ansage am Telefon kurz stockt, wenn Sie am Bildschirm z. B. ein Fenster verschieben. Die Wahrscheinlichkeit dafür ist um so größer, je langsamer die CPU ist. Windows-Dienste wie der in Version 5 haben Vorrang vor Bildschirm-Vorgängen. Das sorgt für die garantiert ruckelfreie Wiedergabe von Ansagen.
Das Update auf Version 5 ist kostenpflichtig. Sie können es hier bestellen.


Welche Verbindung zur Fritzbox soll ich nehmen, ISDN oder IP?

AVM FRITZ!Box
AVM FRITZ!Box

02.09.22 Eine Frage aus unserer Hotline-Praxis: "Meine Fritzbox hat sowohl einen internen S0-Anschluss als auch Verbindungen zu internen IP-Telefonen. Wie schließe ich die Talkmaster-Zentrale am besten an, mit ISDN oder über das LAN?"

Antwort: Für die Talkmaster-Zentrale ist die IP-Anbindung mit Hilfe des SIP-Adapters die bessere Wahl. Denn die wichtigste Funktion der Talkmaster-Zentrale liegt darin, Telefonate an interne oder externe Telefone durchzustellen. Mit der IP-Anbindung ist das parallel auf mehreren Kanälen möglich, z. B. mit der 2-Kanal-Version für zwei Telefonate gleichzeitig. Am internen S0-Anschluss dagegen unterstützt die Fritzbox es nur, solange der zweite Kanal nicht in Benutzung ist.

Anders sieht es aus, wenn es um den Talkmaster-Anrufbeantworter geht. Weil er nicht Gespräche durchstellt, können beide Kanäle des internen S0-Anschlusses gleichzeitig benutzt werden. Sie haben also die Wahl zwischen ISDN und IP. Für die 4-Kanal-Version des Talkmaster-Anrufbeantworters ist wiederum die IP-Anbindung die richtige Entscheidung, denn das interne ISDN der Fritzbox ist auf zwei Kanäle beschränkt.


Nur 2 Kanäle trotz 4-Kanal-Version?

Eigenschaften der Kanäle im Zentrale-Konfigurator
Anzahl
Kanäle

28.07.22 Eine Frage aus unserer Hotline-Praxis: "Ich habe die 4-Kanal-Version der Talkmaster-Zentrale erworben und möchte sie in Verbindung mit XCAPI benutzen. Der Konfigurator zeigt mir am unteren Rand an, dass er mit der 4-Kanal-Version verbunden ist. Dort, wo ich die Eigenschaften der Kanäle einstelle, bietet er aber nur 2 Kanäle an. Woran liegt es?"

Antwort: Es liegt an der Konfiguration von XCAPI. XCAPI stellt in Ihrem Fall nur zwei Kanäle bereit. Die Talkmaster-Zentrale liest beim Programmstart die Information aus und zeigt so viele Kanäle an, wie vorhanden sind. Wenn vier Kanäle vorhanden wären, würde die Talkmaster-Zentrale auf allen Kanälen Anrufe annehmen. Zur Lösung des Problems müssen Sie den Konfigurator und den Windows-Dienst der Talkmaster-Zentrale beenden, XCAPI umkonfigurieren und beide neu starten. Dann werden Sie vier Kanäle sehen.

Die flexible Verwaltung von Kanälen in der Talkmaster-Zentrale funktioniert übrigens auch in der anderen Richtung: Wenn zum Beispiel acht Kanäle vorhanden sind, nimmt Ihre 4-Kanal-Version Anrufe auf jedem beliebigen der acht Kanäle an - aber nur so lange, bis vier Kanäle gleichzeitig in Benutzung sind. Wenn dann ein fünfter Anruf eintrifft, nimmt sie ihn nicht an.

Diesen Hinweis mit Screenshot finden Sie in den FAQ der Talkmaster-Zentrale.


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Stand vom 16.01.2023