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Talkmaster-Voicebox

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FAQ Talkmaster-Voicebox

Welche Voraussetzungen muss meine Tk-Anlage erfüllen, damit ich die Talkmaster-Voicebox betreiben kann?

Grundsätzlich ist Voraussetzung, dass die Telefonanlage es erlaubt, Anrufe von einer Nebenstelle auf eine andere umzuleiten. Einige Anlagenhersteller verwenden statt des Begriffs "Umleitung" den Begriff "Weiterschaltung". Eine solche Funktion ist Grundausstattung jeder für gewerbliche Zwecke zu verwendenen Telefonanlage. Anmerkung: Die FRITZ!Box von AVM enthält die Funktion nicht - sie verdient aber auch aus anderen Gründen die Bezeichnung "Telefonanlage" nicht.
  • Der Konfigurationsaufwand in der Talkmaster-Voicebox ist am geringsten, wenn die Telefonanlage an die Talkmaster-Voicebox die Information überträgt, von welcher Nebenstelle ein Anruf umgeleitet worden ist. Je nachdem, ob Sie die Talkmaster-Voicebox am internen ISDN- oder am internen SIP-Anschluss verwenden, unterscheiden sich die Protokolle:
    1. Am internen ISDN-Anschluss meldet die Telefonanlage im D-Kanal mittels des Info-Elements "Redirecting Number", von welcher Nebenstelle ein Anruf umgeleitet worden ist.
    2. Am internen SIP-Anschluss meldet die Telefonanlage mittels des SIP Header "History Info", von welcher Nebenstelle ein Anruf umgeleitet worden ist.
  • Aber auch wenn keine der beiden o.a. Informationen zur Verfügung steht, können Sie die Talkmaster-Voicebox verwenden. In dem Fall konfigurieren Sie zunächst in der Telefonanlage am internen ISDN- oder SIP-Anschluss so viele MSNs bzw. Internrufnummern, wie Sie Voiceboxen brauchen. Dann richten Sie in einer Tabelle im Abschnitt "Anrufannahme" die Zuordnung zwischen den Mitarbeiter-Durchwahlnummern und den Voicebox-Internrufnummern ein.

Wie stelle ich fest, ob meine Tk-Anlage die umgeleitete Rufnummer überträgt?

Mit Hilfe des kostenlosen Programms "Talkmaster-Anrufmonitor". Laden Sie das Programm auf dieser Website unter "Download" herunter. Installieren Sie es auf dem PC, der den ISDN-Adapter oder den SIP-Adapter besitzt. Leiten Sie dann einen Anruf von einem Nebenstellentelefon auf eine Rufnummer des internen Anschlusses um, mit dem der PC verbunden ist. Installieren Sie das Programm Talkmaster-Anrufmonitor. Setzen Sie im Dialog "Allgemeine Einstellungen" auf der Reiterkarte "Anrufanzeige" einen Haken vor "Erweiterter Modus: Anzeige vorher ausblenden, wenn aufgelegt oder angenommen". Rufen Sie die umgeleitete Nebenstelle an. Der Talkmaster-Anrufmonitor zeigt den Anruf an. In Zeile 2 zeigt er "über (umgeleitete Rufnummer)" an, wenn die Telefonanlage die Nummer überträgt.

Das Bild zeigt ein Beispiel: Nebenstelle 15 ruft Nebenstelle 11 an. Der Anruf wird zur Nebenstelle 29 umgeleitet, wo der Talkmaster-Anrufmonitor ihn anzeigt.

Meine Telefonanlage überträgt vor der Rufnummer **. Daher wird keine Voicebox angelegt. Was muss ich tun?

Das Problem besteht zum Beispiel an der Anlage T-Concept XI 721 und nur bei Anrufen von internen Nebenstellen. Wenn zum Beispiel die Internrufnummer 11 lautet, überträgt die Anlage im D-Kanal **11. Es wird keine Voicebox angelegt, denn Rufnummern müssen numerisch sein, * ist aber kein numerisches Zeichen.

Sie können sich aber leicht helfen. Denn ** überträgt die Telefonanlage nur dann, wenn Sie auf der Internrufnummer der Talkmaster-Voicebox die "Automatische Amtsholung" eingestellt haben. Deaktivieren Sie die automatische Amtsholung, wie im u. a. Bild gezeigt:

Wir leiten in der Talkmaster-Voicebox Sprachnachrichten als MP3-Dateien an die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter weiter. Besonders interkontinentale Anrufe sind manchmal nicht zu verstehen. Kann man die Auflösung irgendwo einstellen?

Ja, indem Sie die Sprachnachrichten nicht im MP3-Format, sondern im WAV-Format senden.

Weil die Klangdaten vom Telefonnetz in der niedrigen Samplerate 8000 Hz geliefert werden, bietet der MP3-Codec nur geringqualitative Zielformate an. Man könnte zwar zunächst automatisch die Samplerate auf 44100 Hz anheben und dann in das MP3-Format konvertieren. Aber das würde einen hohen Rechenaufwand erfordern, und der Nutzen, nämlich die Platzeinsparung durch das MP3-Format, wäre verloren. Die Empfehlung lautet daher: Senden Sie die E-Mail-Anhänge im WAV-Format. Es handelt sich um eine verlustfreie Klangdatei nach dem PCM- (Puls Code Modulation-)Verfahren mit den Spezifikationen Sampletiefe 16 bit, Samplerate 8000 Hz.

Welche Voraussetzungen muss mein Computer erfüllen, damit ich die Talkmaster-Voicebox betreiben kann?

Der Firebird-Server, der als Datenbankgrundlage verwendet wird, funktioniert ab Windows XP optimal. Daher empfehlen wir ein Betriebssystem ab Windows XP mit CPU ab 1 GHz und Hauptspeicher ab 1024 MB. Genügend Festplattenplatz zum Speichern der Sprach- und Faxnachrichten muss vorhanden sein. 1 Minute Sprachnachricht belegt auf der Festplatte 940 Kilobyte. Die Nachrichten können auf der lokalen Festplatte oder auf einem Fileserver gespeichert werden.
Der Computer muss mit einem oder mehreren ISDN-Adapter(n) ausgestattet sein, z. B. für den 2-Kanalbetrieb eine Fritz!card von AVM. Bitte beachten Sie, dass die FRITZ!card nicht zu mehreren in einem einzigen PC verwendet werden kann. Wenn die Software mehr als zwei Anrufe gleichzeitig bedienen soll, muss im Computer entweder eine Mehrkanalkarte (z. B. Gerdes PrimuX) oder eine Kombination von PrimuX-Karten oder PrimuX-USB-Adaptern vorhanden sein. Den oder die ISDN-Adapter verbinden Sie mit einem internen ISDN-Anschluss oder mehreren internen ISDN-Anschlüssen der Telefonanlage.
Wenn Sie die Talkmaster-Voicebox am internen VoIP-Anschluss der Telefonanlage verwenden möchten, benötigen Sie die Zusatzsoftware "PrimuX SIP-Adapter" oder "TE-Systems XCAPI". Prüfen Sie bitte vor dem Kauf, ob die Telefonanlage mittels "History Info" die umgeleitete Rufnummer überträgt.
Falls Nachrichten am Arbeitsplatz-PC angehört werden sollen, muss der PC über ein Netzwerk mit dem Server-PC verbunden sein und über eine Soundkarte verfügen. Es ist aber möglich, sich stattdessen Nachrichten am Telefon vorspielen zu lassen.

Was ist der Unterschied zwischen der Server-Version und der Client-Version der Talkmaster-Voicebox?

Die Server-Software ist das eigentliche Programm. Sie wird auf dem Rechner installiert, der den ISDN-Adapter oder die VoIP-Anbindung enthält. Der Server nimmt die Anrufe an, zeichnet Nachrichten auf, verwaltet die Nachrichtenliste und die Voiceboxen.

Die Client-Software müssen Sie nur dann installieren, wenn ein Nebenstellen-Inhaber mittels Tray Icon auf neu eingetroffene Nachrichten hingewiesen werden soll. Um die Sprachnachrichten anzuhören und die Faxnachrichten anzusehen, benutzt der Nebenstellen-Inhaber entweder den Voicebox-Standard-Client oder, in Verbindung mit der Professional-Ausgabe des Voicebox-Servers, den Webbrowser. Er kann aber auch unabhängig vom PC Nachrichten anhören, und zwar mittels Fernabfrage am Telefon.

Was muss ich tun, um eine einzelne Voicebox einzurichten?

Nichts. Denn sobald der erste umgeleitete Anruf von einer Nebenstelle eintrifft, richtet der Talkmaster-Voicebox-Server selbsttätig eine Voicebox für die Nebenstelle ein.

Falls es Ihnen allerdings wichtig ist, schon vorher in der Konfigurationsoberfläche die Voicebox zu sehen, z. B. weil Sie eine oder mehrere individuelle Ansagen speichern möchten, so können Sie im Serverprogramm die Voicebox manuell hinzufügen.

Wie kann ich meine Nachrichten anhören, wenn ich auf Reisen bin?

Genauso einfach wie bei einem Anrufbeantworter: Sie rufen die eigene Rufnummer an, hören die Ansage und geben auf der Telefontastatur den Geheimcode ein. Die Talkmaster-Voicebox unterbricht die Ansage und spielt die neuen Nachrichten vor. Anschlieáend gelangen Sie in das Nachrichtenmen, in dem Sie jede Nachricht noch einmal h”ren oder sie l”schen k”nnen. Voraussetzung ist, daá die Anrufe zur Talkmaster-Voicebox umgeleitet sind.

Es gibt zwei weitere Methoden, um mittels Telefon Nachrichten anzuh”ren:

  • Wenn Sie im Büro sind, rufen Sie vom eigenen Nebenstellentelefon aus die Rufnummer der Talkmaster-Voicebox an.
  • Wenn nicht Sie die Talkmaster-Voicebox anrufen m”chten, sondern wenn umgekehrt das Programm Sie anrufen soll, geben Sie die anzurufende Rufnummer und die Zeitspanne in der Konfiguration unter "Benachrichtigung" ein. Die anzurufende Rufnummer k”nnen Sie jederzeit aus der Ferne mittels Telefon im "Verwaltungsmen" „ndern.

Ich besitze eine Telefonanlage "T-Concept XI721" von der Deutschen Telekom. Kann ich die Talkmaster-Voicebox verwenden?

Ja.

Kann ich die Talkmaster-Voicebox an meiner Tk-Anlage "Siemens HiPath" betreiben?

Ja.

Kann ich die Talkmaster-Voicebox an meiner Tk-Anlage "Agfeo AS 200 IT" betreiben?

Ja. Allerdings können höchstens 48 Umleitungen gleichzeitig aktiv sein (Stand Mai 2010). Die Grenze spielt eine Rolle, wenn Sie zwei Anlagen miteinander vernetzen. Dann können Sie bis zwar zu 80 Nebenstellen anschließen, aber maximal 48 Mitarbeitern eigene Voiceboxen geben.

Hintergrund: Der Hersteller Agfeo aus Bielefeld hat vor 20 Jahren zunächst kleine Telefonanlagen entwickelt, fertigt inzwischen aber auch mittlere Anlagen. Das größte Modell "AS 200 IT" kann 40 Nebenstellen verwalten. Zwei AS 400 IT können gekoppelt werden und wirken nach außen wie eine einzige Telefonanlage, so dass sich eine Gesamtzahl von 80 Nebenstellen ergibt.

Die in der Anzahl der Nebenstellen vergleichbaren Anlagen "COMmander Basic.2" und "COMmander Business" des Herstellers Auerswald besitzen eine solche Einschränkung nicht.

Kann die Talkmaster-Voicebox die Nachrichten-LED meines Auerswald-Systemtelefons einschalten, wenn eine neue Sprachnachricht eingetroffen ist?

Nein. An Agfeo-Systemtelefonen ist das zwar möglich, Auerswald-Anlagen bieten zur Zeit (November 2016) die Möglichkeit aber nicht.

Meine ISDN-Anlage Auerswald COMpact 4410 USB enthält einen integrierten ISDN-Adapter. Kann ich die Talkmaster-Voicebox darauf laufen lassen?

Nein. Der ISDN-Adapter ist für die Datenübertragung ausgelegt, nicht für den Mehrkanalbetrieb in Sprachanwendungen. Man erkennt es an den Leistungsmerkmalen des Adapters: Er bietet weder Tonwahlerkennung noch Dreierkonferenz. Die Fernabfrage und der Rückruf würden daher nicht funktionieren.

Ich verwende das Betriebssystem Windows XP Home. Kann ich den Voicebox-Server darauf laufen lassen?

Ja, aber mit Einschränkungen. XP Home unterstützt nicht mehr als fünf gleichzeitige Zugriffe auf freigegebene Laufwerke. Einer wird für den Voicebox-Server selbst verwendet. Es können also nicht mehr als vier Voicebox-Clients gleichzeitig auf die zentrale Nachrichtenliste zugreifen. Für XP Professional liegt die Grenze übrigens bei zehn gleichzeitigen Zugriffen.
Wenn mehr als neun Benutzer gleichzeitig die Clientsoftware verwenden, müssen Sie ein Windows-Server-Betriebssystem verwenden.

Die o. a. Einschränkung gilt nicht für die Professional-Ausgabe, weil dort ein Webserver den Zugriff auf die Nachrichten verwaltet.

Kann ich die Talkmaster-Voicebox direkt am Amtanschluss der Deutschen Telekom verwenden?

Nein, denn zum Funktionieren der Voicebox ist es notwendig, dass die umgeleitete Rufnummer übertragen wird. Das ist ein internes Leistungsmerkmal von Telefonanlagen. Die Talkmaster-Voicebox ist für interne ISDN-Anschlüsse oder SIP-Anschlüsse von Telefonanlagen bestimmt.

Ich möchte die Voicebox zur Nachrichtenaufzeichnung in einem Gewinnspiel verwenden und zu dem Zweck in mehreren Schritten das Lösungswort, den Namen des Anrufers und seine Telefonnummer aufzeichnen. Ist das möglich?

Nein, denn die Talkmaster-Voicebox kann keine Nachrichten in mehreren Schritten aufnehmen. Für den Zweck gibt es den Talkmaster-Anrufbeantworter.

An meiner Tk-Anlage "Agfeo AS 45" gibt es 12 Nebenstellen, teils analog, teils ISDN. Sie haben die Rufnummern 11 bis 22. Nun möchte ich jedem Mitarbeiter zusätzlich zur Sprachbox eine Faxbox geben, die als Durchwahl individuell erreichbar sein soll. Was muss ich tun?

Die eleganteste Methode ist, in der Telefonanlage eine Mischung aus zwei- und dreistelligen Internrufnummern zu verwenden. Dann können Sie der Durchwahlnummer jedes Mitarbeiters eine Ziffer voranstellen und erhalten so die Fax-Durchwahlnummer.

Ein Beispiel: In der Talkmaster-Voicebox aktivieren Sie in den "Allgemeinen Einstellungen" unter "Fax" die Auswahl "Fax-Anrufe am Präfix erkennen" und tragen die Ziffer "5" ein. In der Agfeo-Konfiguration erzeugen Sie die Internrufnummern 511 bis 522 und weisen jede dem ISDN-Anschluss zu, an dem die Talkmaster-Voicebox Anrufe annimmt. Falls etwa die zweistelligen Rufnummern 51 und 52 vorhanden sind, müssen Sie die vorher löschen.

Anrufe, die auf den Durchwahlnummern 511 bis 522 eintreffen, brauchen Sie nicht umzuleiten. Vielmehr nimmt die Talkmaster-Voicebox sie direkt an und schaltet auf Faxempfang. Denn anders als bei Sprachanrufen wertet die Talkmaster-Voicebox bei aktivierter Präfix-Funktion nicht das D-Kanal-Info-Element "Redirecting Number" aus. Stattdessen nimmt sie alle Anrufe direkt an, die auf Internrufnummern eintreffen, welche mit dem Präfix beginnen. Sie entfernt das Präfix von den Rufnummern und speichert die Faxnachrichten als PDF-Dateien in den richtigen Faxboxen.

Auf die Visitenkarte des Mitarbeiters können Sie nun zum Beispiel drucken: "Telefon ... -11, Fax ... -511".

Wir hatten jahrelang die Talkmaster-Voicebox mit einer Agfeo AS 100 IT ohne Probleme am Laufen. Nun haben wir auf eine AS 200IT umgestellt, um VoIP nutzen zu können. Leider nimmt die Talkmaster-Voicebox keine Anrufe mehr entgegen. Die Rufe werden im Statusfenster ca. ½ Sekunde angezeigt und dann klingelt es weiter. Wie können wir das Problem lösen?

Ein Blick in die EVN-Datei der ankommenden Anrufe hat folgendes gezeigt:

04.04.2019;12:23:10;00:00:02;23;48;;01;
04.04.2019;12:23:16;00:00:03;23;40;;01;

Es fehlt die "Redirecting Number", d. h. die Rufnummer der Nebenstelle, die den Anruf umgeleitet hat. Sie würde in dem Datensatz an vorletzter Stelle stehen, also abgetrennt durch ein Semikolon vor "01", welche den B-Kanal bezeichnet. Offenbar sind die Anrufe nicht umgeleitet, sondern kommen direkt an der internen MSN an, die der Talkmaster-Voicebox zugewiesen ist.

Danach hat ein Blick in Ihre Konfiguration gezeigt, dass Sie keine echte Umleitung eingerichtet hatten. Wichtig ist, die von Agfeo verwendeten Begriffe zu verstehen.

Falle Nummer 1: Die Anrufvariante Tag oder Nacht

Screenshot Konfiguration Anrufvariante Tag

In den Anrufvariante "Tag" und "Nacht" können Sie festlegen, dass ein von außen kommender Anruf auf bestimmte interne Rufnummern verteilt wird. Hier könnten Sie die MSN der Talkmaster-Voicebox eintragen, aber die Talkmaster-Voicebox würde einen solchen Anruf nicht annehmen. Denn die Anrufverteilung, die hier stattfindet, ist nicht gleichbedeutend mit einer Umleitung.

Falle Nummer 2: Die Rufweiterschaltung

Screenshot Konfiguration Anrufvariante Rufweiter

Auch "Rufweiter" (Kurzwort für Rufweiterschaltung) ist nicht die Lösung, den in einer Rufweiterschaltung klingeln lediglich nach einer einstellbaren Zeit andere Telefone als vorher. Die Rufnummern der ursprünglich angerufenen Telefone werden nicht übermittelt. Daher ist auch dieser Fall nicht gleichbedeutend mit einer Umleitung.

Richtig: Umleitungen

Screenshot Konfiguration Umleitungen

In der Konfigurationsoberfläche ist die Zeile "Umleitungen" die einzig richtige Stelle zum Festlegen einer Umleitung, siehe Bild oben. Hier tragen Sie für eine bestimmte Nebenstellenrufnummer eine anderere Nebenstellenrufnummer als Umleitungsziel ein. Nur in diesem Fall übertragt die Telefonanlage im D-Kanal die ursprüngliche Nebenstellenrufnummer als "Redirecting Number". Die Talkmaster-Voicebox wertet das Feld "Redirecting Number" aus und ordnet den Anruf der Voicebox des Nebenstellen-Inhabers zu.
Übrigens können Sie eine Umleitung auch direkt am Telefon sowie in der Talkmaster-Voicebox ein- und ausschalten.

Kann ich die Talkmaster-Voicebox an der neuen Anlagenserie "Agfeo ES" betreiben?

Ja, aber mit Konfigurationsaufwand. Denn Agfeo ist hinter den Entwicklungsstand der Serie AS zurückgefallen und hat die Funktion "Redirecting Number", also das Übertragen der umgeleiteten Rufnummer, entfernt. Daher müssen Sie für jede Mitarbeiter-Voicebox in der Web-Konfigurationsoberfläche der Serie ES eine interne ISDN- oder VoIP-Rufnummer definieren. Das Beispiel zeigt, wie zunächst unter "Geräteeinstellungen" sogenannte "Geräte" erzeugt worden sind, in dem Beispiel 11 an der Zahl. Sie sind keine wirklichen Geräte, sondern nur Platzhalter in der Konfigurations-Software, denen an einer anderen Stelle Rufnummern zugewiesen werden müssen. An der Bezeichnung "Onboard / 10" sieht man, dass sie alle zu demselben internen ISDN-Anschluss gehören:

Unter "Benutzer-Verwaltung" weisen Sie jedem virtuellen Anschluss eine Internrufnummer zu. Warum derselbe Anschluss, der in der Ansicht "Geräteeinstellungen" "ONBOARD / 10" heißt, hier den Namen "ONBOARD / 2" trägt, kann wohl nur der Hersteller Agfeo erklären. Das Beispiel zeigt die ersten 5 eingetragenen Internrufnummern:

In der Talkmaster-Voicebox benutzen Sie die Tabelle im Abschnitt "Anrufannahme", um die Zuordnung zwischen diesen Internrufnummern und den Nebenstellen der Mitarbeiter herzustellen:

Wenn ich von meinem Telefon aus die Rufnummer der Talkmaster-Voicebox anrufe, erscheint im Statusfenster des Voicebox-Servers nur kurz ein ankommender Anruf mit gelbem LED-Symbol. Er wird nicht angenommen. Ich möchte aber dringend die neuen Nachrichten anhören. Warum nimmt die Software den Anruf nicht an?

In der Logdatei haben wir zu Ihrem vergeblichen Anruf folgende Zeilen gefunden:
"B-Kanal 1: Ankommender Anruf von 4958 auf 800"
"... RedirectingNr is empty => direct call"
"... B-Kanal 1 (800): IgnoreCall() ..."
Die Zeilen bedeuten: Das Programm erkennt einen "direkten" (also keinen umgeleiteten) Anruf von Rufnummer 4958. Diesen Anruf ignoriert es aufgrund der Vorgaben aus der Konfiguration.
In Ihrer Konfiguration haben wir folgende Einstellung gefunden:

Sie haben den Wert "Länge der Rufnummer, für die ein Amt benötigt wird" auf 3 gesetzt. Das bedeutet: Die Talkmaster-Voicebox wertet ein- und zweistellige Rufnummern als interne, alle längeren als externe. Aus Sicherheitsgründen erlaubt sie Direktanrufe von externen Rufnummern nicht. Ändern Sie also den Wert, zum Beispiel auf 5.

Nachrichten anhören können Sie allerdings ohne die Änderung: Rufen Sie vom eigenen Telefon oder einem beliebigen anderen die umgeleitete Nebenstelle 4958 an. Geben Sie während der Ansage den Geheimcode ein. Schon spielt das Programm Ihnen die neuen Nachrichten vor.

Um einen guten Eindruck zu machen, möchten wir individuelle Begrüßungsansagen verwenden, die von einer Profi-Sprecherin gesprochen sind. Geht das?

Ja. Wir nehmen Ihre Wunschtexte in unserem Tonstudio auf und liefern sie als WAV-Dateien zur sofortigen Verwendung in der Voicebox.

Ich bin der Administrator und möchte stellvertretend für einen Mitarbeiter die Ansage ändern, die die Anrufer hören, wenn sie seine Nebenstelle anrufen. Was muss ich tun?

Im Normalfall aktiviert der Mitarbeiter selbst die Ansage. Ihm stehen zwei Möglichkeiten offen:

  • Sofern auf dem Server nicht die Standard-Ausgabe, sondern die Professional-Ausgabe der Talkmaster-Voicebox installiert ist, benutzt er an seinem Arbeitsplatz-PC den Webbrowser, um eine Ansage, die er auf dem PC gespeichert hat, hochzuladen und dann zu entscheiden, welche der möglicherweise mehreren hochgeladenen Ansagen verwendet werden soll.
  • Oder er benutzt die telefonische Fernbedienung, um eine Ansage aufzusprechen.

    Falls beides nicht möglich ist, weil der Mitarbeiter zum Beispiel krank geworden ist, können Sie ihm am Server-PC helfen. Nehmen wir an, der Mitarbeiter habe die Nebenstellenrufnummer 385. Speichern Sie zunächst im Verzeichnis der Talkmaster-Voicebox, Unterverzeichnis "Ansagen", Unterverzeichnis "385" eine geeignete Ansage im Dateiformat WAV PCM 16 bit 8000 Hz -10 dB. Nennen Sie die Datei z. B. "5 Krankheit.wav". Die Ziffer 5 verwenden Sie im Dateinamen, damit nicht nur am Computer, sondern auch mittels Telefontastatur zwischen den Ansagen umgeschaltet werden kann.

    Klicken Sie dann in der Bedienoberfläche des Voicebox-Servers mit der rechten Maustaste auf die Nebenstellen-Nummer 385. Wählen Sie "Konfigurieren". Sie sehen einen Dialog mit der Reiterkarte "Ansage". Klicken Sie auf "Eigene Ansage". Klicken Sie dann auf die Zeile der gewünschten Ansage:

    Das Bild zeigt ein Beispiel, in dem die Ansagen "1 Dienstreise", "2 Fastnacht", "3 Langes Wochenende", "4 Urlaub" und "5 Krankheit" im Verzeichnis "385" liegen. Die Ansage "5 Krankheit" ist ausgewählt. Klicken Sie auf "OK". Dann wird die Ansage "5 Krankheit" benutzt.

  • Wir haben vier Faxrufnummern, die nicht einzelnen Mitarbeitern, sondern Abteilungen gehören. Ist es möglich, diese Faxrufnummern auf die Talkmaster-Voicebox zu leiten?

    Ja. Verwenden Sie im Menü "Steuerung", "Einstellungen" die Zeile "Fax". Aktivieren Sie die Option "Fax-Anrufe auf separaten Rufnummern annehmen". Geben Sie eine interne ISDN-Rufnummer ein, die am Anschluss der Talkmaster-Voicebox gültig ist.

    Wenn Sie auf diese Weise eine eigene Rufnummer einrichten, spielt die Talkmaster-Voicebox bei Anruf keine Ansage ab, sondern schaltet sofort auf Faxempfang. Das hat den Vorteil, dass sendende Faxgeräte, die auf kurze Wartezeit eingestellt sind, nicht vorzeitig den Verbindungsversuch abbrechen.

    Richten Sie dann in der Konfiguration der Telefonanlage für die Faxrufnummern eine sofortige Anrufumleitung auf die Rufnummer der Talkmaster-Voicebox ein.

    Jeden Tag treffen in meiner Talkmaster-Voicebox viele Faxnachrichten ein, z. T. mit mehr als zehn Seiten. Manchmal kommt es vor, dass die Konvertierung nach PDF nicht vollständig stattfindet, d. h. die PDF-Datei enthält nicht alle Seiten. Woran liegt es?

    Die eigentliche Ursache ist unbekannt. Seit Version 4.8 Build 4699 begegnet die Talkmaster-Voicebox dem Problem so: Nach dem Ende der PDF-Konvertierung vergleicht sie die Seitenzahlen des SFF-Originals mit der PDF-Datei. Wenn die Seitenzahlen nicht übereinstimmen, hängt sie sofort einen weiteren Versuch an die Warteschlange (interner Name TJobQueue FaxConvQueue) an. Sobald eine evtl. durch ein zwischenzeitlich eintroffenes weiteres Fax laufende Konvertierung beendet ist, startet der nächste Versuch. In der Vorgängerversion wurde eine fehlgeschlagene Konvertierung erst beim nächsten Programmstart nochmals gestartet. Unter dem neuen Verfahren wird zu 10 Mal versucht, ein Fax nach PDF zu konvertieren. Das gilt auch, wenn während der Konvertierung ein interner Fehler auftritt, z. B. "Cairo nicht genügend Speicher". Falls die Talkmaster-Voicebox nach n Versuchen beendet wird, so werden die restlichen 10-n Versuche nach dem nächsten Programmstart der Talkmaster-Voicebox durchgeführt. In der Logdatei erscheint die Meldung "Konvertierung ... fehlgeschlagen". Sie wird beim zweiten und jedem folgenden Versuch um "(n. Versuch)" ergänzt.

    Die erlaubten Werte im Datenbankfeld CONVERSIONSTATUS ändern sich wie folgt:

    • - Leerstring: Konvertierung wurde noch nicht gestartet (wie bisher)
    • - 0..9: Konvertierung ist aktiv oder in der Warteschlage, n bisherige Versuch (d.h. Wert "0" während des ersten Versuchs, "9" während des 10. und letzten Versuchs)
    • - D: Konvertierung erfolgreich abgeschlossen (wie bisher)
    • - Der Wert "A" (bisher für "aktive" Konvertierungen) entfällt.

    Die Weitermeldungsoptionen (Fax-Upload, E-Mail-Versand, Aktion nach Weitermeldung) führt die Talkmaster-Voicebox nur dann daus, wenn die PDF-Konvertierung in einem der Versuche erfolgreich war. Wenn eine Konvertierung 10 Mal fehlschlägt, findet keine der Aktionen statt.

    Um zukünftig die Analyse zu erleichtern, enthält die Logdatei jetzt verbesserte und genauere Informationen über die Konvertierungen. Im einzelnen: SaveAllJobs() schreibt nun in die Logdatei, wie viele Jobs gespeichert werden. Alle Debug-Meldungen schreiben nun den Komponentennamen anstelle des Klassennamen TJobQueue in die Logdatei, um Meldungen unterscheiden zu können, wenn eine Anwendung mehrere JobQueues verwendet.

    Wie sieht der Update-Service für die Talkmaster-Voicebox aus?

    Registrierte Benutzer erhalten kleinere Updates kostenlos, größere Updates zum günstigen Preis. Registriert ist ein Anwender dann, wenn er nach dem Kauf des Produkts das Formular im Service-Bereich dieser Website benutzt.

    Was kostet es, wenn ich von der 2-Kanal-Version auf die 8-Kanal-Version aufsteige?

    Wenn Sie registrierter Benutzer der 2-Kanal-Version sind, erhalten Sie die 8-Kanal-Version zum Differenzpreis. Dasselbe gilt für den Wechsel von der Standard- zur Professional-Ausgabe.

    Die Talkmaster-Voicebox läuft seit längerer Zeit auf einem alten Windows-XP-Rechner, der nun abgeschafft wird. Wie übertrage ich die Software inklusive aller Einstellungen und der gespeicherten Telefonate auf einen "Windows Server 2012 64bit"?

    So übernehmen Sie die Talkmaster-Voicebox auf einen Rechner mit Windows 7, Windows 8 oder einem neueren Server-Betriebssystem:
    • Installieren Sie den Firebird-Server 2.5. Ein Setup finden Sie hier. Falls auf dem Rechner schon ein älterer Firebird-Server installiert ist, deinstallieren Sie ihn vorher.
    • Installieren Sie vom Datenträger oder aus dem im Download erhaltenen Setup die Talkmaster-Voicebox. Als Installationsverzeichnis verwenden Sie entweder das vorgeschlagene "C:\Programme\Talkmaster\..." oder ein Verzeichnis Ihrer Wahl, z. B. "D:\Programme\Talkmaster\...". Nicht "C:\Programme\Talkmaster\..." auszuwählen, hat den Vorteil, dass Sie in der Antivirus-Software nicht "C:\Programme\Talkmaster" von der Echtzeit-Prüfung auszunehmen brauchen.
    • Falls Ihr Setup nicht die aktuelle Version enthält, laden Sie aus dem Login-Bereich von www.talkmaster.de das Update und führen es aus.
    • Falls Sie seit langem kein Update durchgeführt haben, installieren Sie zusätzlich das im Login-Bereich erhältliche DLL-Update.
    • Wenn Sie sich den Aufwand der Update-Installation ersparen möchten, bestellen Sie zum Preis von 15 € + MWSt. einen aktuellen Datenträger und führen das vollständige Setup von dort aus.
    • Kopieren Sie vom XP-Rechner die Datenbankdatei (z. B. "C:\Programme\Talkmaster\talkmaster.gdb") in ein Verzeichnis Ihrer Wahl auf dem neuen Rechner. Die Datenbankdatei enthält die Anrufliste, die Rufnummer-zu-Name-Liste sowie in der Talkmaster-Voicebox die Konfigurationen der einzelnen Voiceboxen.
    • Kopieren Sie vom XP-Rechner aus dem Programmverzeichnis (z. B. "C:\Programme\Talkmaster\Voicebox") alle Dateien mit der Namenserweiterung "ini" in das Programmverzeichnis auf dem neuen Rechner.
    • Kopieren Sie vom XP-Rechner aus dem Programmverzeichnis (z. B. "C:\Programme\Talkmaster\Voicebox") in das Programmverzeichnis auf dem neuen Rechner die Unterverzeichnisse "Ansagen", "Nachrichten", "Statistik".
    • Wenn Sie alle Dateien kopiert haben, sind Anpassungen nötig, denn die Verzeichnisse heißen unter neuen Windows-Systemen anders. Z. B. heißt "C:\Programme" "C:\Program Files" oder in einem 64-bit-Betriebssystem "C:\Program Files (x86)". Starten Sie zu dem Zweck die Talkmaster-Software.
    • Öffnen Sie im Menü "Datei" den "Assistenten für Datenbankeinstellungen". Stellen Sie den Pfad zur GDB-Datei passend ein.
    • Öffnen Sie im Menü "Steuerung" den Dialog "Allgemeine Einstellungen". Prüfen und korrigieren Sie die Dateipfade in folgenden Abschnitten: Fax, Log und EVN, Nachrichtenpfad.
    • Nebenbei: In einem 64-bit-System läuft die Talkmaster-Software weiterhin als 32-bit-Software. Wichtig ist, dass der Treiber des ISDN-Adapters 64-bit-fähig ist. Treiber für Gerdes PrimuX und AVM FRITZ!card sind geeignet.

    Wenn Sie die Arbeiten nicht selbst vornehmen möchten, beauftragen Sie Ihren IT-Betreuer damit. Falls Sie keinen Kontakt zu einem IT-Betreuer haben: Wir bieten Fern-Unterstützung mittels Teamviewer an.

    Es gelingt den Anwendern nicht, vom Arbeitsplatz-PC aus mittels Webbrowser auf ihre Voiceboxen zuzugreifen. Das Anmeldebild erscheint nicht. Was muss ich tun?

    1. Prüfen Sie den verwendeten TCP-Port
      • Sehen Sie auf dem Rechner der Talkmaster-Voicebox im Task Manager nach, ob der Talkmaster-Voicebox-Webserver gestartet ist. Wenn Sie auf der Zeile "Prozesse" nach Namen sortieren lassen, sehen Sie den Webserver als "tm_vb_ws.exe".
      • Falls er nicht gestartet ist, prüfen Sie im Talkmaster-Voicebox-Webserver im Abschnitt "Allgemein", ob ein Haken vor "Webserver auf folgendem TCP-Port starten" gesetzt ist.
      • Falls der Haken gesetzt ist, der Webserver aber trotzdem nicht startet, wird vermutlich der TCP-Port durch ein anderes Programm belegt. Sie erkennen es in der Datei "log tm-vb-ws.txt". Beispiel:

        03.12.2009> 12:09:15,980> Starte Webserver auf 0.0.0.0:80
        03.12.2009> 12:09:15,980> Fehler beim Starten des Webservers: Address already in use (#10048 in Bind)

      • Stellen Sie im Abschnitt "Allgemein" einen TCP-Port ein, der frei ist. Im Grundzustand verwendet das Programm den TCP-Port 81, der meistens frei ist. Mit dem Kommandozeilenbefehl "netstat -na" finden Sie heraus, welche Ports belegt sind:

      • Beeenden und starten Sie dann die Talkmaster-Voicebox.
    2. Prüfen Sie die Firewall
      • Öffnen Sie auf dem Rechner der Talkmaster-Voicebox die Windows-Firewall oder die eines anderen Herstellers, falls Sie eine solche verwenden.
      • Prüfen Sie, ob der Zugriff auf die Programmdatei tm_vb_ws.exe und die von ihr benutzten Ports freigegeben ist. Oder prüfen Sie, ob mindestens der verwendete TCP-Port (im Grundzustand 81) freigegeben ist. Falls nicht, fügen Sie der Firewall eine passende Regel hinzu.

    Ich möchte während meines Urlaubs eine selbst aufgenommene Ansage verwenden. Die Talkmaster-Voicebox schaltet aber immer auf die Standard-Ansage um. Woran liegt es?

    Ein Blick auf Ihre Ansage hat gezeigt, dass Sie ihr den Namen "Urlaub-201507.wav" gegeben haben. Das Minuszeichen vor der Ziffer ist aber nicht erlaubt.

    Am einfachsten ist es, wenn Sie der Anleitung in der Hilfedatei folgen und den Dateinamen mit einer Ziffer zwischen 2 und 9 beginnen lassen, also z. B. "2 Urlaub-201507.wav". Die erste Ziffer im Dateinamen wird benutzt, damit Sie mittels telefonischer Fernbedienung zwischen den vorbereiteten Ansagen umschalten können. 1 dürfen Sie im Namen einer eigenen Ansagedatei nicht verwenden, denn 1 ist der Systemansage vorbehalten. Wenn Sie z. B. zusätzlich eine Ansage wegen kurzfristiger Abwesenheit aufnehmen, nennen Sie sie z. B. "3 kurz abwesend.wav". Sie können auf diese Weise bis zu 8 Ansagen speichern und mittels Telefon oder PC zwischen ihnen umschalten.

    Was bedeutet in der Anrufliste des Standard-Clients ein graues Lautsprecher-Symbol?

    Ein graues Lautsprecher-Symbol bzw. ein graues Fax-Symbol zeigt an, dass zwar in der Anrufliste ein Anruf verzeichnet ist, zu dem eine Aufzeichnung gehört, dass aber die zugehörige Datei nicht im Aufzeichnungspfad zu finden ist. Möglicherweise ist unter Steuerung, Client-Einstellungen, Reiterkarte "Allgemein" der Nachrichtenpfad nicht richtig eingestellt.

    Stand vom 08.04.2019