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Talkmaster-Voicebox: Fernabfrage

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Telefonische Fernabfrage

Wenn der Mitarbeiter seine eigene Voicebox anruft, bietet sie ihm neben den üblichen Fernabfragefunktionen wie "Nachricht anhören" oder "Nachricht löschen" viele Komfortfunktionen, z. B. Verschieben einer Nachricht, Weiterleitung, Rückruf oder zeitabhängiges Löschen von Nachrichten. Er kann die Nachrichtenaufzeichnung ein- oder ausschalten und für beide Betriebsweisen unterschiedliche individuelle Begrüßungen speichern.

Er kann die Talkmaster-Voicebox direkt hausintern von seiner Nebenstelle anrufen. In dem Fall erhält er sofort Zugriff , ohne einen Geheimcode eingeben zu müssen.

Oder er ruft von einer anderen Nebenstelle oder von einem beliebigen externen Telefonanschluß die eigene Nebenstellenrufnummer an. Während der Begrüßung gibt er mit Tonwahl (DTMF) den Geheimcode ein und gelangt in die Fernabfrage.

In der Fernabfrage werden vor jeder Nachricht Datum, Uhrzeit und auf Wunsch die Herkunftsrufnummer genannt, und zwar nicht in computerartiger Sprechweise, sondern in natürlicher menschlicher Aussprache und Satzmelodie.

Nachrichten anhören, wenn Sie auf Reisen sind

Es funktioniert genauso einfach wie bei einem Anrufbeantworter: Sie rufen die eigene Rufnummer an, hören die Ansage und geben auf der Telefontastatur den Geheimcode ein. Die Talkmaster-Voicebox unterbricht die Ansage und spielt die neuen Nachrichten vor. Anschließend gelangen Sie in das Nachrichtenmenü, in dem Sie jede Nachricht noch einmal hören oder sie löschen können. Voraussetzung ist, daß die Anrufe zur Talkmaster-Voicebox umgeleitet sind.

Das Bild zeigt, welche Funktion die Telefontasten innerhalb des Nachrichtenmenüs haben.

Es gibt zwei weitere Methoden, um mittels Telefon Nachrichten anzuhören:

  • Wenn Sie im Büro sind, rufen Sie vom eigenen Nebenstellentelefon aus die Rufnummer der Talkmaster-Voicebox an.
  • Wenn nicht Sie die Talkmaster-Voicebox anrufen möchten, sondern wenn umgekehrt das Programm Sie anrufen soll, geben Sie die anzurufende Rufnummer und die Zeitspanne in der Konfiguration unter "Benachrichtigung" ein. Die anzurufende Rufnummer können Sie jederzeit aus der Ferne mittels Telefon im "Verwaltungsmenü" ändern.

Falls Sie nicht telefonisch, sondern per E-Mail benachrichtigt werden möchten, so können Sie auch das einstellen. Die Talkmaster-Voicebox sendet in dem Fall Sprachnachrichten als E-Mail-Anhang wahlweise im WAV- oder im MP3-Format, Faxnachrichten im PDF-Format.

Alle Funktionen der Fernabfrage

Zu Beginn spielt das Programm automatisch die neuen Nachrichten vor, d. h. Nachrichten, die den Status "ungehört" haben, beginnend mit der jüngsten. Es folgt das Anrufmenü, das mit Tonwahleingaben gesteuert wird. Optional spielt das Programm auch entgangene Anrufe vor, d. h. Anrufe ohne Nachrichten.

Anrufmenü

Das Menü bietet folgende Optionen an. Je nach dem Umständen ist nicht immer jede Option verfügbar:

  • Taste 1 - Nächsten älteren Anruf hören
  • Taste 2 - Anruf hören
  • Taste 3 - Nächsten jüngeren Anruf hören
    Zum Verständnis des Anrufmenüs ist es hilfreich, sich einen "Zeiger" vorzustellen, der auf einen bestimmten Anruf zeigt. Nach dem Anhören der neuen Anrufe steht der Zeiger auf dem zuletzt gehörten Anruf. Auswahl 2 erlaubt es, die Information noch einmal zu hören. Auswahl 1 setzt den Zeiger auf den nächsten älteren Anruf und spielt ihn ab,. Auswahl 3 auf den nächsten jüngeren Anruf.

  • Taste 4 - Direktsprung
    Das Programm spielt die Ansage ab "Bitte geben Sie die Nummer der Nachricht ein, und drücken Sie am Ende die Raute-Taste." Die älteste Nachricht hat die Nummer 1. Wenn der Anrufer die Nummer einer nicht vorhandenen Anruf eingibt, hört er eine Fehlermeldung.

  • Taste 5 - Rückruf
    Diese Auswahl steht nur dann zur Verfügung, wenn der Administrator Rückrufe erlaubt hat. Technische Voraussetzung für den Rückruf ist, daß die Anrufer-Rufnummer übertragen worden ist. Die Talkmaster-Voicebox versucht, eine Verbindung herzustellen. Sobald das erfolgreich ist, stellt sie unter Verwendung der eingestellten Vermittlungsmethode das Gespräch durch. Je nach der vorhandenen Telefonanlage hört der Anrufer u. U. während des Versuchs die Warteschleife.

  • Taste 6 - Verschieben
    Falls ein Teilnehmer eine in der Box vorgefundene Nachricht einem anderen Teilnehmer zustellen möchten, drückt er die Taste 6. Er hört die Ansage "Bitte geben Sie die Rufnummer ein, und beenden Sie die Eingabe mit der Raute-Taste." Die Nachricht wird aus der eigenen Voicebox entfernt und in der Voicebox des anderen Teilnehmers als neue Nachricht gespeichert.

  • Taste 7 - Löschen
    Um eine Nachricht zu löschen, drückt der Anrufer die Taste 7. Zur Bestätigung hört er die Ansage "Die Nachricht ist gelöscht."

  • Taste 8 - Nach Tagen löschen
    Die Auswahl ermöglicht es, alle Anruf zu löschen, die älter als die eingegebene Anzahl von Tagen sind. Zur Bestätigung spielt das Programm die Ansage "Die Anruf sind gelöscht." ab.

  • Taste 9 - Alle löschen
    Nach dem Drücken der Taste 9 spielt das Programm eine Sicherheitsabfrage ab: "Möchten Sie wirklich alle Anruf löschen? Für Ja drücken Sie 1, sonst eine beliebige andere Taste." Zur Bestätigung spielt das Programm die Ansage "Die Anruf sind gelöscht." ab.

  • Taste 0 - Verwaltungsmenü
    Das Verwaltungsmenü dient der Fernkonfiguration der eigenen Voicebox.

     

    Verwaltungsmenü

    Zum Verwaltungsmenü gelangt der Anrufer, indem er die Taste 0 drückt. Es enthält folgende Auswahlmöglichkeiten:

  • Taste 1 - Ansage aufsprechen
    Wenn der Anrufer im Verwaltungsmenü die Taste 1 drückt, hört er zunächst die aktive individuelle Ansage oder die voreingestellte Systemansage. Anschließend kann er durch Drücken der Taste 1 eine Ansage neu aufsprechen oder gelangt durch Drücken der Taste 0 ohne Änderung in das Verwaltungsmenü. Eine neu aufgesprochene Ansage kann er auf einem Speicherplatz zwischen 2 und 9 ablegen.

  • Taste 2 - Gespeicherte Ansagen anhören und auswählen
    Wenn der Anrufer die Taste 2 drückt, hören er "Derzeit ist aktiv: Speicher", danach die Nummer der aktiven Ansage. Er kann jede gespeicherte Ansage anhören und sie zur aktiven Ansagen machen.

  • Taste 3 - Nachrichtenaufzeichnung ein- oder ausschalten
    Wenn der Anrufer die Taste 3 drückt, hört er zunächst der aktuellen Zustand. Er kann dann die Nachrichtenaufzeichnung ein- oder ausschalten. Bei ausgeschalteter Nachrichtenaufzeichnung spielt die Talkmaster-Voicebox eine Ansage vor und trennt danach die Verbindung.

  • Taste 4 - Rufnummernansage ein- oder ausschalten
    Hier wird eingestellt, ob in der Fernabfrage zu jedem Anruf nach Datum und Uhrzeit die Herkunftsrufnummer angesagt werden soll.

  • Taste 5 - Weitermeldungsrufnummer ändern - Auswahl 5
    Die Talkmaster-Voicebox kann eine einstellbare Rufnummer anrufen, sobald eine neue Nachricht voliegt. Die Zielrufnummer kann intern oder extern sein. Sie kann mittels der Tonwahltasten des Telefons eingegeben werden. Zur Kontrolle sagt die Talkmaster-Voicebox anschließend die Rufnummer an. Der Anrufer bestätigt die Änderung ggf. durch Drücken der Taste 1.

  • Nachrichtenweitermeldung ein- oder ausschalten - Auswahl 6
    Diese Option ist gleichbedeutend mit "Neue Nachricht weitermelden an folgende Rufnummer:" im Einstellungsdialog der Software. Sie bezieht sich auf neu eingetroffene Sprachnachrichten, nicht auf Faxnachrichten. Hier die Weitermeldung einzuschalten, bedeutet nur, sie grundsätzlich einzuschalten. Wenn aber im Bildschirmdialog bestimmte Tage oder Uhrzeit von der Weitermeldung ausgenommen sind, bleiben sie ausgenommen.

  • Anrufweitermeldung ein- oder ausschalten - Auswahl 7

  • Diese Option ist gleichbedeutend mit "Auch bei Anruf ohne Nachricht weitermelden" im Einstellungsdialog in der Software. Das Weitermelden findet nur statt, wenn die im Verwaltungsmenü unter Auswahl 6 oder die im Bildschirm-Dialog einstellbare Anrufweitermeldung aktiviert ist. Es gelten die Zeiten, die ausschließlich im Bildschirm-Dialog eingestellt werden können.

  • Taste 8 - Ansage verpaßter Anrufe ein- oder ausschalten

  • Diese Option ist gleichbedeutend mit den im Bildschirm-Dialog auf der Reiterkarte "Fernabfrage" in der Gruppe "Anrufmenü" vorzunehmenden Einstellungen. Wenn Sie eingeschaltet ist, sagt das Programm in der Fernabfrage Datum, Uhrzeit und ggf. Rufnummer auch zu solchen Anrufen an, in denen keine Anruf hinterlassen worden sind.

  • Taste 9 - Geheimcode ändern
    Wenn der Anrufer die Taste 9 drückt, fordert die Talkmaster-Voicebox dazu auf, einen neuen vierstelligen Code einzugeben. Erlaubt sind die Ziffern zwischen 0 und 9. Zur Bestätigung muß der Anrufer den Code ein zweites Mal eingeben. Der Code wird ab dem nächsten Anruf verwendet, um während der Begrüßungsansage in die Fernabfrage zu gelangen. Auch zum Anhören einer weitergeleiteten Nachricht fragt die Talkmaster-Voicebox den Geheimcode ab, um Unbefugte fernzuhalten.

  • *-Taste - Anrufmenü
    Die Stern-Taste führt den Anrufer vom Verwaltungsmenü zurück in das Anrufmenü.

    Stand vom 16.04.2014

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