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Talkmaster-Zentrale: Fax speichern

Faxnachrichten im wählbaren Verzeichnis speichern

Seit Version 4.6 bietet die Talkmaster-Zentrale in jedem Set die Möglichkeit, Aufzeichnungen in einem einstellbaren Verzeichnis zu speichern. Das Verzeichnis kann lokal oder auf einem Fileserver liegen. Anwender können sich das zunutze machen, um z. B. Faxnachrichten, die von mehreren Mitarbeitern eingesehen werden müssen oder die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, in einem Ordner eines Fileservers abzulegen.

So geht's:

1. Richten Sie in der Telefonanlage am internen ISDN-Anschluss der Talkmaster-Zentrale eine neue MSN ein. Leiten Sie die extern bekannte Faxrufnummer in der Anrufverteilung auf diese MSN.
2. Bereiten Sie eine Ansage vor. Sie wird jedem analogen Anruf vorgespielt. Wenn ein Faxgerät anruft, hört niemand die Ansage, und die Talkmaster-Zentrale schaltet nach Erkennen des Faxlocktons auf Faxempfang. Wenn dagegen versehentlich eine Person anruft, ist die Ansage hilfreich. Sie lautet zum Beispiel: "Hier ist ... Diese Rufnummer ist Faxnachrichten vorbehalten. Bitte rufen Sie uns unter folgender Nummer an: ...". Den Ansagetext schreiben Sie sich am besten auf.
3. Öffnen Sie im Menü "Datei" die Funktion "Ansage aufzeichnen" und sprechen die Ansage über Telefon auf. Oder nehmen Sie die Ansage in einem Klangeditor auf. Oder, die Profi-Variante, geben Sie die Ansage in unserem Tonstudio in Auftrag.
4. Öffnen Sie im Menü "Datei" den Abfolgen-Editor und erstellen eine Abfolge, die im wesentlichen die oben beschriebene Ansage enthält. Falls Sie vermuten, dass nicht jeder Anrufer die Ansage oder jedenfalls die Rufnummer beim ersten Mal versteht, setzen Sie die Ansage nach einer kurzen Pause zum zweiten Mal in die Abfolge.
5. Richten Sie in der Talkmaster-Zentrale ein bisher ungenutztes Set auf die neue MSN ein, indem Sie in den Set-Einstellungen, Reiterkarte "Allgemein" in der Zeile "Anrufe auf diesen Rufnummern annehmen" die MSN eintragen. Falls in der Standard-Ausgabe, die auf 3 Sets beschränkt ist, kein Set frei ist, können Sie zum Differenzpreis auf die Premium-Ausgabe wechseln. Sie enthält 30 Sets.
6. Setzen Sie einen Haken bei "Faxanrufe annehmen"
7. Falls Ihre Telefonanlage es erlaubt, mag es sinnvoll sein, "Zwei Anrufe auf derselben Rufnummer erlauben" zu aktivieren. Sie können aber auch eine zweite MSN für Faxnachrichten einrichten, falls ein hohes Faxaufkommen es sinnvoll erscheinen läßt, zwei Faxnachrichten gleichzeitig zu empfangen.
8. Klicken Sie auf die Reiterkarte "Wochenplaner". Dort ist im Grundzustand der ganzen Woche die Farbe Grün zugeordnet. Weisen Sie der Farbe Grün die vorher gespeicherte Abfolge zu.
9. Klicken Sie auf die Reiterkarte "Benachrichtigung" und dort auf die Reiterkarte "Pfad". Wählen Sie im Abschnitt "Verzeichnis für neue Aufzeichnungen" durch Mausklick die Option "Pfad manuell eingeben". Tippen Sie den Pfad zum Verzeichnis ein, in dem die Faxnachrichten gespeichert werden sollen. Falls das Verzeichnis noch nicht existiert, legt das Programm ihn an, die Rechte vorausgesetzt. Oder wählen Sie den Pfad mittels des gelben Symbols aus, wenn Sie Tippfehler vermeiden möchten.
10. Bestätigen Sie den Einstellungsdialog mit "OK" und setzen das Programm in Telefonbereitschaft. Ab jetzt werden Faxnachrichten im neuen Verzeichnis gespeichert.

Stand vom 28.02.2023