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Talkmaster-Zentrale: Beispiel-Anwendung Arztpraxis

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Beispiel "Arztpraxis am Marktplatz" am Telefon anhören

Sie möchten hören, wie Sie in Ihrer Praxis die Talkmaster-Zentrale zur automatischen telefonischen Begrüßung, zur weiteren Anruf-Verarbeitung und zur Rezeptwunschaufzeichnung einsetzen können? Wir haben eine Muster-Anwendung aus der fiktiven "Allgemeinarztpraxis am Marktplatz" vorbereitet. Sprecherin Stefanie begrüßt jeden Anrufer und stellt Möglichkeiten zur Wahl.

Probieren Sie es aus!

Rufen Sie zu jeder Zeit in Deutschland 040-52 68 68 55 an! Sie hören eine Begrüßung, danach das "akustische Menü". Betätigen Sie die Tonwahltasten, die Sprecherin Stefanie erwähnt. Hinterlassen Sie zum Beispiel einen Rezeptwunsch. Es ist gefahrlos, denn wir werten die Aufzeichnungen nicht aus. Versuchen Sie auch, mit einer Arzthelferin zu sprechen, sofern Sie innerhalb der Sprechzeiten anrufen. In der Muster-Anwendung werden Sie niemals verbunden. Sie hören stattdessen Musik und Ansagen und werden nach 10 Minuten verabschiedet.

Wenn Sie die Talkmaster-Zentrale als Voll- oder Demoversion besitzen, können Sie die Betriebsarten und Ansagen des Telefonbeispiels hier als Zip-Datei herunterladen und in der Software verwenden. Entpacken Sie die Zip-Datei und führen "setup.exe" aus.

Patienten begrüßen und informieren - Rezeptwunsch aufzeichnen

Vorteile einer solchen Anwendung in der Arztpraxis: Die Helferin braucht am Telefon nicht jedesmal den Praxisnamen aufzusagen, sie braucht Standard-Informationen nicht jedem Patienten erneut zu geben, und sie kann Rezeptwünsche und Überweisungswünsche außerhalb der Sprechzeit bearbeiten. Dadurch hat sie während der Sprechzeit mehr Zeit für die Patienten am Annahmeplatz.

Die Demo-Anwendung im einzelnen

  1. Innerhalb der Sprechzeit Mo.-Fr. 9-12 Uhr, Mo.+Di.+Do. 15-18 Uhr, Fr. 15-17 Uhr
    • Begrüßungsansaqe
    • Tonwahlmenü
      1. Aufzeichnung eines Rezept- oder Überweisungswunsches
      2. Informationsansage zu Sprechzeiten und Erreichbarkeit
      3. Mit einer Arzthelferin sprechen
    • Notausgang. Wenn der Anrufer vier Sekunden nach dem letzten Wort der Menüansagen keine Taste gedrückt hat: Mit einer Arzthelferin sprechen.

    Und so haben wir es gemacht:

    Im Betriebsarten-Editor der Talkmaster-Zentrale haben wir die oben angegebenen Ansagen so zusammengestellt, wie es das Bild rechts zeigt.

    Im oberen Abschnitt ist "Begrüßung" selektiert. Der untere Abschnitt zeigt daher an, aus welchen Teilen die Begrüßung besteht, nämlich aus zwei Ansagen und einer Pause von 0,2 Sekunden.

    Der Anrufer kann die Begrüßung abkürzen, indem er eine beliebige Tonwahltaste drückt. Er gelangt dann an den Anfang des Hauptmenüs.

    Talkmaster-Zentrale: Betriebsarteneditor, im unteren Teil mit Begrüßungsansagen

    Das Hauptmenü haben wir wie folgt zusammengestellt, erkennbar im unteren Abschnitt des Fensters. Es heißt im Betriebsarteneditor "Hauptmenü", weil es unterhalb des Hauptmenü weitere Menüs, die Untermenüs, geben kann. Menüs oder auch "akustische Menüs" heißen sie deshalb, weil sie wie auf einer Speisekarte mehrere Möglichkeiten anbieten, unter denen der Gast, in diesem Fall der Anrufer, wählen kann.

    In diesem Beispiel ist das Hauptmenü das einzige Menü:

    Talkmaster-Zentrale: Betriebsarteneditor, im unteren Teil mit den Ansagen des Hauptmenüs

    Am Ende jeder in der Talkmaster-Software mitgelieferten Ansage befindet sich eine Pause, wie sie im üblichen Redefluß vorkommt. In dem oben gezeigten Menü war uns das nicht genug, sondern wir haben nach jedem Satz zusätzlich eine Pause von 0,3 Sekunden eingefügt. Insbesondere kranke und alte Menschen haben es dadurch leichter, das Gesagte zu verstehen.

    Der Anrufer braucht nicht das Ende der Menü-Ansagen abzuwarten, sondern kann zu jeder Zeit eine Tonwahltaste drücken. Nach der letzten Ansage des Menüs haben wir zweimal zwei Sekunden Stille eingefügt, um dem Anrufer Bedenkzeit zu geben. Wenn er innerhalb der vier Sekunden keine Taste drückt, hört er den "Notausgang". Er verbindet ihn mit einer Arzthelferin, genauso wie Auswahl 3.

  2. Außerhalb der Sprechzeit

  3. Außerhalb der Sprechstunden schaltet die Talkmaster-Zentrale automatisch auf eine Betriebsart um, in der es nur die Auswahlpunkte 1 und 2 gibt:
    • Begrüßung
    • Tonwahlmenü
      1. Aufzeichnung eines Rezept- oder Überweisungswunsches
      2. Informationsansage zu Sprechzeiten und Erreichbarkeit
    • Notausgang. Er hat hier eine andere Funktion als innerhalb der Sprechzeit. Wenn der Anrufer vier Sekunden nach dem letzten Wort der Menüansagen keine Taste gedrückt hat, gelangt er in die Aufzeichnung eines Rezept- oder Überweisungswunsches.

  4. Inhalt der Unterpunkte

  5. Sobald der Anrufer im Hauptmenü eine der Tonwahltasten drückt, beginnt in eine vorbereitete Abfolge von Ansagen und Funktionen. Im Zweig "Rezeptwunschaufzeichnung" besteht die Abfolge zum Beispiel aus einer kurzen Erläuterung, der Sprechaufforderung, der Nachrichtenaufzeichnung und einer Verabschiedung. Wie wir die Abfolgen im einzelnen erstellt haben, ist in zwei Videos erklärt:
    MP4-Video starten Video: Rezeptwunschaufzeichnung
    Akustisches Menü in einer Arztpraxis
    Mit Verzweigungen, unter anderem
    zur Rezeptwunschaufzeichnung.
    Video starten Video: Anrufanzeige Arztpraxis
    Wie man eine Abfolge verwendet,
    die der Arzthelferin wartende
    Anrufe am Bildschirm anzeigt.

    Dieselben Videos und weitere sind auf der Seite Audio und Video zu finden.

Stand vom 07.06.2016