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Talkmaster-Zentrale: E-Mail

E-Mail-Versand in der Talkmaster-Zentrale

Die Talkmaster-Zentrale kann automatisch per E-Mail über verschiedene Vorgänge informieren. Zum Beispiel kann sie jederzeit während eines Anrufes - also wenn ein Anruf eingetroffen ist, wenn das Vermitteln an ein Telefon versucht wird oder eine Sprach- oder Faxnachricht gespeichert worden ist - eine E-Mail senden. Zur Vorbereitung des E-Mail-Versand wird in der Software ein "Schema" eingerichtet, das die Absendeadresse, die Empfängeradresse(n) und die Zugangsdaten zum SMTP-Server enthält.

Inhalt der E-Mail ist:

• Name des Schemas
• Name des Programms ("Talkmaster-Zentrale")
• Text "Neuer Anruf" oder "Neuer Anruf mit Aufzeichnungen"
• Text "Von Rufnummer:", dahinter die Anrufer-Rufnummer, wenn übertragen, und den Ortsnetznamen oder den Anrufer-Namen, sofern in der Datenbank eingetragen.
• Text "Auf Rufnummer:", dahinter die angerufene Rufnummer
• Text "Datum und Uhrzeit", dahinter den Wochentag, das Datum und die Uhrzeit des Anruf-Beginns
• Text "Menüposition:", dahinter die Menüposition, an der die Abfolge verwendet worden ist. Nach dem Wort "Menüposition:" können in Sonderfällen folgende Texte stehen:
  • Begrüßung
  • Hauptmenü
  • Notausgang
  • Nur-Abfolge (wenn keine Betriebsart, d. h. keine tzb-Datei verwendet wird, sondern nur eine Abfolge, d. h. eine abf-Datei)
• ggf. Text "Anzahl der Aufzeichnungen:", dahinter die Anzahl
• ggf. Text "Gesamtdauer der Aufzeichnungen:", dahinter die Dauer in Sekunden
• ggf. Text "Aufzeichnung:", dahinter der Dateiname der Klangdatei. Dahinter ggf. Text "Kommentar" und der Kommentar, der in der Abfolge im Element "Nachrichtenaufzeichnung" hinterlegt worden ist
• ggf. wieder Texte "Aufzeichnung" mit nachfolgenden Informationen für jede weitere Aufzeichnung, die während desselben Anrufs gemacht worden ist

Anwendungsbeispiel für den automatischen E-Mail-Versand:
Eine Firma hat wochentäglich wechselnde Notdienstmitarbeiter, die abends und nachts per E-Mail unverzüglich über eingetroffene Sprachnachrichten informiert werden sollen. Sie richtet für jeden Mitarbeiter ein Schema ein, das seine private E-Mail-Adresse enthält. An die E-Mail-Adresse wird die Sprachnachricht als MP3-Datei gesendet. Mittels Wochenplan werden in der Talkmaster-Software täglich wechselnde Abfolgen verwendet, in denen jeweils das Schema des Notdienstmitarbeiters eingestellt ist.

Außerdem kann der Anwender von Fall zu Fall aus der Anrufliste heraus eine E-Mail senden. Wenn er nämlich feststellt, dass eine bestimmte Sprachnachricht oder Faxnachricht an einen E-Mail-Empfänger geleitet werden soll, so öffnet er in der Anrufliste mittels rechtem Mausklick das Kontextmenü und wählt die Option "E-Mail senden". Er braucht dann nur die Empfängeradresse einzugeben und auf OK zu klicken.

Stand vom 28.02.2023